Buchhaltung selbst gemacht – Teil 1: Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

Posted by on Jan 24, 2016 in Einkommensteuer, Gewinnermittlung
Buchhaltung selbst gemacht – Teil 1: Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
Ein paar Worte vorab…

Verständlicherweise wollen viele Selbständige insbesondere zu Beginn ihrer Tätigkeit die Einnahmen und Ausgaben selber erfassen. So behält man besser den Überblick und spart die Kosten für den Buchhalter. Verlage und StartUps haben den Bedarf erkannt, fast wöchentlich stoße ich derzeit im Netz auf neue Apps und Tools, die das „Selberbuchen“ einfach und angenehm gestalten wollen.

Aus Sicht des Steuerberaters spricht meines Erachtens zumindest bei einfachen Buchhaltungen erst einmal nichts dagegen, dass der Kunde (der „Mandant“) seine Einnahmen und Ausgaben selber erfasst. Damit es aber nicht kracht, wenn der Prüfer vom Finanzamt die Buchhaltung einmal unter die Lupe nimmt, sind hierfür aber gewisse Grundkenntnisse unbedingt erforderlich. Wer selber bucht muss zudem wissen, dass die Verantwortung für die Buchhaltung umso mehr in den eigenen Händen liegt. In der Regel wird der Steuerberater in diesen Fällen nur beauftragt sein, aus den erfassten Einnahmen und Ausgaben die steuerliche Gewinnermittlung zu erstellen. Dabei wird die Buchhaltung zwar einer Durchsicht unterzogen, eine Detailprüfung jeder Position einschließlich Begutachtung der Belege kann aber nicht stattfinden bzw. wäre mit höheren Kosten verbunden.

In drei Teilen werden daher ausgewählte Themenbereiche angesprochen.

  • Teil 1: Die richtige Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
  • Teil 2: Fallstricke bei der Umsatzsteuer
  • Teil 3: Das richtige Tool

Bevor es losgeht: Eine allgemeine Zusammenfassung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung gibt es hier.

Die richtige Erfassung von Einnahmen und Ausgaben

1. Betriebseinnahmen
Die wichtigste Regel bei der Erfassung von Einnahmen lautet:

Einnahmen sind vollständig zu erfassen.

Andernfalls liegt eine leichtfertige Steuerverkürzung oder – bei Vorsatz – eine Steuerhinterziehung vor. Bei einer Entdeckung können dann zusätzlich zur Steuernachzahlung noch Bußgelder oder Strafzahlungen festgesetzt werden.

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist außerdem zu beachten, dass die Erlöse in dem Jahr zu erfassen sind, in dem die Zahlung erfolgte. Eine Rechnung aus Dezember, die der Kunde erst im Januar bezahlt, gehört also in den Januar.

2. Betriebsausgaben
Ausgaben sind selbstverständlich ebenfalls vollständig zu erfassen, allerdings vorwiegend im eigenen Interesse, da jede Ausgabe den Gewinn und damit die Steuerlast mindert. Wichtig ist aber auch, das Ausgaben in bestimmte Kategorien eingeordnet werden. In der Buchhaltung spricht man hier von verschiedenen Konten, auf denen die Aufwendungen gebucht werden. Viele Programme beschreiben dies aber eben auch als „Kategorien“. Die aus meiner Erfahrung am häufigsten falsch verstandenen Positionen werden im Folgenden kurz erläutert.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter, die „GWGs“, sind abnutzbare, bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens, die selbständig nutzbar sind und einen bestimmten Betrag nicht überschreiten. Es müssen also drei Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sein:

  1. Abnutzbarer Gegenstand des Anlagevermögens: Nur Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens können GWGs sein. Das bedeutet, dass die voraussichtliche Nutzungsdauer dieses Gegenstandes mehr als ein Jahr betragen muss.
  2. Selbständig nutzbar: Der Gegenstand muss alleine nutzbar sein, wie zum Beispiel ein Notebook. Ein Bildschirm hingegen ist kein GWG, da dieser nur in Verbindung mit einem weiteren Gerät (Computer) genutzt werden kann.
  3. Höchstbetrag: GWGs sind Wirtschaftsgüter von geringem Wert. Der Gesetzgeber bietet hier zwei verschiedene Möglichkeiten an, zwischen denen der Steuerpflichtige jedes Jahr neu wählen darf:
  • Möglichkeit 1 – EUR 410,00: Wirtschaftsgüter bis zu diesem Betrag können im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden.
  • Möglichkeit 2 – Pool-Regelung: GWGs bis zu einem Betrag von EUR 150,00 werden im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben. GWGs mit Anschaffungskosten zwischen 150,00 und 1.000,00 werden in einem so genannten Sammelposten erfasst, welcher über 5 Jahre abgeschrieben wird.

Anlagevermögen

Zum Anlagevermögen gehören alle Gegenstände, die dauerhaft dem Unternehmen dienen. Es kann sich dabei um bewegliche oder unbewegliche, abnutzbare oder nicht abnutzbare oder auch um immaterielle Wirtschaftsgüter handeln. Entscheidend ist vor allem, dass die voraussichtliche Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt.

Fremdleistungen

Die Finanzverwaltung versteht hierunter „die von Dritten erbrachten Dienstleistungen, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Betriebszweck stehen“, also im Grunde sämtliche Dienstleistungen, die der Unternehmer für sein Unternehmen in Anspruch nimmt. Andere Definitionen hingegen schränken den Begriff auf solche Leistungen ein, die im Unternehmen einen direkten Bezug zu einer Ausgangsleistung haben. Vereinfacht lässt sich festhalten: Fremdleistungen sind Dienstleistungen.

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Waren

Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe dienen der Herstellung eigener Erzeugnisse oder Produkte (z.B. Holz bei der Möbelherstellung). Waren hingegen werden nahezu unverarbeitet wieder verkauft.

Reisekosten

Zu den Reisekosten gehören die folgenden Aufwendungen:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Übernachtungskosten
  • Reisenebenkosten

Nicht zu den Reisekosten gehören Aufwendungen für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.

3. Gemischt veranlasste Aufwendungen

Insbesondere bei Freiberuflern oder kleineren Unternehmen können so genannte gemischt veranlasste Aufwendungen anfallen. Damit sind Aufwendungen gemeint, die sowohl dem privaten als auch dem betrieblichen Bereich zuzuordnen sind. Der Klassiker ist bei Selbständigen z.B. der Mobilfunkvertrag, der sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke verwendet wird.

Gemischt veranlasste Aufwendungen können in einen betrieblichen und privaten Anteil zerlegt werden, wenn es einen schlüssigen und nachvollziehbaren Aufteilungsmaßstab gibt. Entsprechende Faktoren können Zeit, Fläche oder auch Mengen sein. Außerdem gilt die folgende Faustregel:

  • Privater Anteil < 10 % = Aufwand voll als Betriebsausgabe abzugsfähig
  • Betrieblicher Anteil < 10 % = keine Betriebsausgabe