How to: Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Posted by on Apr 21, 2014 in Einkommensteuer, Gewinnermittlung, How to...
How to: Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahme-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, ist die vermutlich meistgenutzte Methode unter Freiberuflern und Selbständigen, um den steuerlichen Gewinn zu ermitteln. Kein Wunder, die zu beachtenen Regeln sind relativ überschaubar und die EÜR kann schon mit einer einfachen Excel-Tabelle erstellt werden. Im Gegensatz zur Bilanzierung sind vor allem keine großen Buchhaltungskenntnisse erforderlich. Der folgende Beitrag stellt die fünf wichtigsten Grundsätze für die EÜR dar.

Regel 1 | Vollständigkeit

Sämtliche Betriebseinnahmen und -ausgaben sind vollständig zu erfassen. Das heißt:

1. Sämtliche Betriebseinnahmen sind ohne Ausnahme anzugeben.

2. Nur Ausgaben, die auch betrieblich veranlasst sind, dürfen abgesetzt werden.

2014-04-21 VollstaendigkeitDiese erste Regel ist enorm wichtig. Bei unvollständigen Angaben oder Aufzeichnungen kann eine Steuerhinterziehung (strafbewährt) oder eine leichtfertige Steuerverkürzung (Ordnungswidrigkeit) vorliegen.

Hinweis 1: Auch Reisekostenerstattungen sind Betriebseinnahmen, sofern es sich nicht um durchlaufende Posten handelt. Mehr dazu in dem Beitrag „Weiterberechnung von Auslagen„.

Hinweis 2: Es gibt eine Reihe von Ausgaben, die womöglich betrieblich veranlasst sind, aber von gesetzeswegen dennoch nicht abgezogen werden dürfen. Eine Übersicht über die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erfolgt in Kürze im Rahmen eines gesonderten Beitrages.

Regel 2 | Zeitliche Erfassung und Jahresabgrenzung

Sind Einnahmen bereits bei Rechnungsstellung oder erst bei Zahlungseingang auf dem Konto zu erfassen? Wie ist das mit den Betriebsausgaben? Diese Fragen stellen sich insbesondere am Jahresende, wenn das eine Geschäftsjahr abgeschlossen wird und ein neues beginnt.

Beispiel: Theo verschickt am Heiligabend noch eine Rechnung an seinen Kunden Emil. Emil, der über Weihnachten und Silvester im Ski-Urlaub ist, zahlt die Rechnung erst im Januar. In Welchem Jahr muss Theo die Betriebseinnahme erfassen?

Antwort: Theo hat die Einnahme in seiner EÜR für das neue Jahr anzusetzen, da ihm die Einnahme erst nach dem Jahreswechsel  zugeflossen ist.

calDie Grundregel lautet also:

Betriebseinnahmen sind an dem Tag zu erfassen, in dem sie zugeflossen sind. Betriebsausgaben sind zu erfassen, wenn die hierfür aufgebrachten Geldmittel abgeflossen sind.

Regel 3 | Wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben

Von der vorgenannte Regel gibt es zwei Ausnahmen. Die eine betrifft wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben wie z.B. Mieten, Hostinggebühren oder auch die an das Finanzamt abzuführende Umsatzsteuer. Das Gesetz schreibt vor:

wiederkehrende Ausgaben„Regelmäßig wiederkehrende Einnahmen, die dem Steuerpflichtigen kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres, zu dem sie wirtschaftlich gehören, zugeflossen sind, gelten als in diesem Kalenderjahr bezogen.“ (§ 11 Abs. 1 S. 2 EStG)

Die Rechtsprechung hat für die „kurze Zeit vor oder nach Jahresende“ einen Zeitraum von 10 Tagen festgelegt, also die Zeitspanne vom 21. Dezember bis 10. Januar. Entscheidend ist, dass die Einnahme oder Ausgabe in diesem Zeitraum fällig ist.

Beispiel 1: Der IT-Provider erhält seine Hosting-Gebühr für den Monat Dezember von dem Kunden erst am 10. Januar. Der IT-Provider hat die Einnahme aber dennoch in der EÜR des abgelaufenen Jahres zu berücksichtigen.

Beispiel 2: Die Büromiete für den Monat Januar wird bereits am 30. Dezember des laufenden Jahres auf das Konto des Vermieters überwiesen. Die Betriebsausgabe ist aber erst im neuen Jahr zu erfassen, da sie wirtschaftlich in dieses gehört und kurze Zeit vor Beendigung des alten Jahres geleistet wurde.

Regel 4 | Abschreibung

AfADie zweite Ausnahme von dem „Zufluss-, Abflussprinzip“ betrifft abzuschreibende Wirtschaftsgüter. Anschaffungen, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Betrieb zu dienen, dürfen nicht sofort zu 100 % als Aufwand abgezogen werden, sondern sind über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Dies betrifft z.B.:

  • Notebooks, Tablets, Smartphones und sonstige IT-Ausstattungen
  • Möbel (Schreibtische, Bürostühle, usw.)
  • Software
  • Firmenfahrzeuge
  • sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung, sowie
  • betriebliche Gebäude

Eine Sonderregelung gibt es für Wirtschaftsgüter, die einer selbständigen Nutzung zugänglich sind und einen bestimmten Anschaffungsbetrag nicht überschreiten. Details folgen in einem gesonderten Beitrag.

Regel 5 | Umsatzsteuer

2014-04-21 UStDie Umsatzsteuer… ein geliebtes Thema! Bei der Erstellung einer EÜR kann die Behandlung der Umsatzsteuer aber einfacher nicht sein:

Die Umsatzsteuer ist bei der EÜR Betriebseinnahme und Betriebsausgabe.

Das heißt:

  • (+) Die vereinnahmte (in Rechnung gestellte Umsatzsteuer) ist Betriebseinnahme.
  • (-) Die verausgabte Umsatzsteuer auf Betriebsausgaben ist Betriebsausgabe.
  • (+) Die vom Finanzamt erstatte Umsatzsteuer ist Betriebseinnahme.
  • (-) Die an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer ist Betriebsausgabe.

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