Richtig Rechnungen schreiben

Posted by on Nov 21, 2016 in Umsatzsteuer
Richtig Rechnungen schreiben

Man sollte meinen das Thema „Wie schreibe ich richtig eine Rechnung“ ist kalter Kaffee. Gleichwohl tauchen falsche oder nicht vollständige Rechnungen immer noch regelmäßig auf. Bestenfalls bemerkt es noch der Buchhalter, im schlechteren Fall freut sich der Prüfer vom Finanzamt über ein „steuerliches Mehrergebnis“. Die häufigsten Fehlerquellen sind nach meiner Erfahrung:

  1. Unwissenheit über die gesetzlichen Anforderungen
  2. „Ich hab das nur schnell mal gegoogelt.“

Das Problem: Bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung darf der Rechnungsempfänger nicht die Vorsteuer (also die Umsatzsteuer) aus der Rechnung geltend machen. Dabei ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung gar nicht so schwer. Die folgende Checkliste listet auf, welche Angaben eine Rechnung unbedingt enthalten muss.

Checkliste Rechnungsangaben

[  ] Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden

Wahlweise kann die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID-Nummer angegebene werden. Sofern eine Umsatzsteuer-ID-Nummer vorhanden ist, empfiehlt es sich immer, diese auf Rechnungen zu verwenden.

[  ] Name und Anschrift des Leistungsempfängers
[  ] Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
[  ] Rechnungsdatum
[  ] Leistungsdatum

Auf der Rechnung ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung anzugeben. Die Angabe des Monats ist ausreichend.

[  ] Leistungsbeschreibung

Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder Angabe von Art und Menge der gelieferten Waren.

[  ] Nettorechnungsbetrag

Sofern auf einer Rechnungen Positionen vorhanden sind, die umsatzsteuerlich unterschiedlich zu behandeln sind (Steuerbefreiungen, unterschiedliche Steuersätze) sind die Nettosummen getrennt anzugeben.

[  ] Steuersatz (7 % oder 19%) und Steuerbetrag
[  ] Gesamtrechnungsbetrag (Brutto-Summe)
[  ] Gegebenenfalls besondere Hinweise

Kleinunternehmer müssen auf der Rechnung z.B. den Hinweis platzieren „Kein Ausweis der Umsatzsteuer wg. § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Bei steuerfreien Umsätzen ist außerdem die entsprechende Vorschrift anzugeben. Wer Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt muss ferner einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers geben.

Mustervorlagen / Downloads

  • Checkliste Rechnungsangaben (pdf)
  • Rechnung Kleinunternehmer (pdf / word)
  • Rechnung nicht Kleinunternehmer (pdf / word)

Besonderheiten bei Leistungen über die Grenze

Bei Lieferungen oder Leistungen über die Landesgrenze hinweg gibt es verschiedenste Besonderheiten zu beachten und es empfiehlt sich hier immer, den Steuerberater zu konsultieren. Zwei Fälle aus dem Bereich der Dienstleistungen sollen dennoch kurz dargestellt werden.

Fall 1 – Dienstleistungen an einen Kunden im EU-Ausland

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Wer eine Dienstleistungen an einen Kunden im europäischen Ausland erbringt, kann (und sollte) diese Leistung ohne Umsatzsteuer abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde ein Unternehmer und damit keine Privatperson ist. Der Rechnungsaussteller muss dies im Zweifel auch nachweisen können. Der Nachweis erfolgt über die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden, welche er sich von dem Kunden einmal mitteilen lassen sollte. Beim Bundeszentralamt für Steuern kann die Nummer sodann online kostenfrei auf Richtigkeit und Aktualität geprüft werden.

Ist die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden vorhanden und geprüft, sollte die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Auf der Rechnung ist dann Folgendes zusätzlich anzugeben:

  • Die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden
  • Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge“

Fall 2 – Dienstleistung an einen Kunden im nicht europäischen Ausland

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Bei einer Dienstleistungen gegenüber einem Kunden im nicht europäischen Ausland (sogenanntes „Drittland“) kann ebenfalls auf die Berechnung von Umsatzsteuer verzichtet werden, sofern es sich nachweislich um einen Unternehmer handelt, für den die Leistung erbracht wird. Als Nicht-EU-Unternehmer wird er allerdings keine Umsatzsteuer-ID-Nummer haben, sodass dieser Teil abweichend von Fall 1 entfällt. Auf der Rechnung ist allerdings der Hinweis anzuführen: „nicht im Inland steuerbare Leistung“.

ACHTUNG: Sowohl im Fall 1 als auch im Fall 2 kann es Ausnahmen geben, die zu einer anderen Lösung führen. Bei Auslandsumsätzen empfiehlt sich daher immer die Rücksprache mit dem Steuerberater.