Weiterberechnung von Auslagen

Posted by on Apr 8, 2014 in Umsatzsteuer
Weiterberechnung von Auslagen

ACHTUNG: Dieser Artikel wurde zwischenzeitig ergänzt (hier klicken).

Bei der Abrechnung über einen Auftrag kommt es immer wieder vor, dass nicht nur die eigene Leistung zu berechnen ist, sondern dass auch angefallene Auslagen vom Auftraggeber zu übernehmen sind. Der Klassiker sind hier z.B. Reisekosten, die vom Auftraggeber zu tragen sein können. Es stellt sich dann die Frage, wie diese weiterzuberechnenden Kosten in der Rechnung darzustellen sind.

Zunächst einmal empfiehlt es sich, die Auslagen in einer gesonderten Rechnungsposition darzustellen, das schafft Transparenz. Dann stellt sich die Frage, ob die Auslagen mit ihrem Netto- oder Bruttobetrag auszuweisen sind. Weder das eine noch das andere ist ausdrücklich vorgeschrieben, sodass im Grunde genommen ein Wahlrecht besteht. Ich empfehle allerdings Folgendes:

  • Ist der Rechnungssteller ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer, sollten die Auslagen mit ihrem Netto-Wert angesetzt werden, damit der Leistungsempfänger nicht die Umsatzsteuer auf die Umsatzsteuer zahlt.
  • Ist der Rechnungssteller hingegen ein Kleinunternehmer (i.S.d. § 19 UStG), sollten die Auslagen auf jeden Fall brutto berechnet werden, da der Rechnungssteller keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann und andernfalls auf der Umsatzsteuer sitzen bleiben würde.

Stehen die Rechnungspositionen einmal fest, ist auf den Gesamtbetrag der Rechnung die Umsatzsteuer zu berechnen, und zwar mit dem Umsatzsteuersatz, der für die Hauptleistung anzuwenden ist. Mit anderen Worten:

Der Umsatzsteuersatz für die Position „Auslagen“ muss derselbe sein, der auch für die Hauptleistung anzuwenden ist (7% oder 19%).

Zuletzt ist zu beachten, dass dem Auftraggeber nicht die Originalbelege der Auslagen übersandt werden dürfen, denn nur wer den Originalbeleg besitzt, darf die Vorsteuern geltend machen (vorausgesetzt, der Beleg erfüllt die weiteren Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung). Sind also die verauslagten Kosten dem Auftraggeber nachzuweisen, so dürfen allenfalls Kopien der Belege beigefügt werden. Zwar ist es durchaus möglich, dass der Auftraggeber die Originalbelege für verauslagte Kosten erhält. Dann kann es sich aus Sicht des Auftragnehmers allerdings nicht mehr um eigene Aufwendungen handeln, sondern nur um verauslagte Kosten des Auftraggebers, die als durchlaufende Posten zu bezeichnen und bei der Rechnungsstellung nicht zu berücksichtigen sind.

 

 

2 Comments

  1. Rob
    15. Juli 2014

    Sehr geehrter Herr Hofmann, Hallo Lars,

    ich bin eher zufällig auf diesen Beitrag gestoßen und nun etwas irritiert: Als Kleinunternehmer wird „empfohlen“ Auslagen brutto weiterzuberechnen. An sich macht das für mich durchaus Sinn und ich würde mich absolut darüber freuen, wenn dem wirklich so ist. Doch wie verträgt sich das mit der Regelung, daß der Leistungsempfänger nur einen Vorsteuerabzug geltend machen kann, wenn die Rechnung auf ihn ausgestellt ist?

    Beispiel: Kleinunternehmer G (Grafiker) erhält vom Leistungsempfänger K (Kunde) den Auftrag einen Werbeartikel zu gestalten und sich auch um den Auftrag und die Produktion bis hin zur Lieferung zu kümmern. G erhält vom Werbeartikelhersteller eine auf ihn ausgestelle Rechnung inkl. MwSt (G – in der Funktion als Dienstleister und „Zwischenhändler“ bekommt bessere Konditionen als K, weil G keine Endkundenpreise zahlt und ist daher namentlicher Rechnungsempfänger.) Nun muss G zunächst die Rechnung inkl. MwSt bezahlen. K erhält die Rechnung von G für die erbrachten Leistungen (Gestaltung des Werbeartikels etc.) ohne MwSt, da G Kleinunternehmer ist. Jetzt bleiben noch die ausgelegten Kosten der Werbeartikel-Rechnung. Diese kann G an K weitergeben, aber K kann die Vorsteuer nicht geltend machen, da die Rechnung an G gerichtet ist. G wiederum kann allenfalls den Nettobetrag in die eigene Rechnung mit reinnehmen, bleibt aber auf den bereits bezahlten 19% MwSt sitzen.

    Ich hoffe das ist nicht zu kompliziert gedacht und meine Gedankengänge nachvollziehbar. Mich irritiert der Tipp im Artikel einfach, weil ich bisher dachte, daß genau dieser Umstand (also der von mir beschriebene) einer der Nachteile eines Kleinunternehmers wäre. Es gibt ja viele Ausgaben/-lagen, die nur mit einem Kassenbon quittiert werden und für den Fall greift ja auch der Tipp im Beitrag.

    Ich würde mich wirklich sehr über Feedback freuen!

    Bis dahin alles Gute und beste Grüße,
    Rob

    • Lars Hofmann
      17. Juli 2014

      Hallo Rob,

      da ein Kleinunternehmer nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wird in deinem Beispielsfall niemand die Vorsteuer aus der Rechnung des Zulieferers geltend machen können, das ist leider so. Aber eben deshalb sollte ein Kleinunternehmer diese Kosten „brutto“ weiter berechnen, wenn das möglich ist (und insbesondere der Kunde damit einverstanden ist).

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