Steuerwelle

Kreativer Blog zum Steuerrecht

Autor: Lars Hofmann

  • Handlungsoptionen in Zeiten von Corona

    Handlungsoptionen in Zeiten von Corona

    Gerade hatte ich der Steuerwelle einen Frühjahrsputz verpasst und die Motivation war geweckt, im Jahr 2020 deutlich mehr Beiträge zu verfassen. Dann kam Corona. Das Telefon stand nicht mehr still. Die Regierung peitschte im Eiltempo Gesetzesänderungen durch’s Parlament. Die Finanzbehörden veröffentlichen verfahrenstechnische Anpassungen und Ausnahmeregelungen in Rekordzeit. Kurzarbeitergeld. Soforthilfen. Anträge, Anträge, Anträge. HomeOffice. Fortbildungen. Newsletter. Informationsschreiben. Die Tage wurden länger, die Nächte immer kürzer.

    Für die Mandanten unserer Kanzlei haben wir bereits in den ersten Tagen der Coronokrise eine Sonderseite ins Netz gestellt, mit welcher wir über mögliche Handlungsoptionen laufend und aktuell informieren. Die Seite haben wir seitdem ca. zwei Mal wöchentlich aktualisiert. Damit die Infos möglichst viele Betroffene erreichen, gibt es nun ein „repost“ auf der Steuerwelle.

    Coronokrise – welche Handlungsmöglichkeiten habe ich als wirtschaftlich Betroffener?

    Steuervorauszahlungen anpassen

    Sobald Sie feststellen, dass bei Ihnen Aufträge in signifikantem Umfang wegbrechen, sollten Sie sehr kurzfristig auf elektronischem Wege die Vorauszahlungen zur Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer anpassen lassen.

    Bitte beachten Sie dies bezüglich Folgendes:

    • Auch eine Herabsetzung auf EUR 0,00 ist grundsätzlich möglich.
    • Die Herabsetzung kann auch rückwirkend für das bereits abgelaufene, erste Quartal 2020 erfolgen. Zuviel gezahlte Beträge werden in der Regel erstattet.
    • Es ist selbstverständlich möglich, nach einem ersten Antrag im Laufe der kommenden Wochen oder Monaten weitere Anträge auf Anpassung zu stellen, wenn sich Ihre Situation erneut ändert.
    • Wenn sich Ihre Situation wieder bessert, besteht grundsätzlich die Pflicht, das Finanzamt darüber zu informieren und die Vorauszahlungen dann wieder nach oben anpassen zu lassen.

    Anpassung der Krankenkassenbeiträge

    Wenn Sie als Selbständiger freiwillig gesetzlich versichert sind, besteht bei einem Gewinneinbruch (Link -> TK) die Möglichkeit, die Beiträge anpassen zu lassen.

    Überlegen Sie auch, ob andere Versicherungen oder Altersvorsorgepläne kurzfristig bzw. temporär reduziert oder ausgesetzt werden können, falls notwendig.

    Übrigens: Auch als Versicherter in der Künstlersozialkasse können Sie Ihre Beiträge unterjährig anpassen lassen. Das Formular für die sogenannte „Änderungsmitteilung“ finden Sie hier.

    Stundung und Vollstreckungsaufschub für Steuerforderungen

    Das Bundesministerium der Finanzanzen hat mit dem Schreiben vom 19. März 2020 für unmittelbar und nicht unerheblich von der Coronakrise betroffene Steuerpflichtige die Möglichkeit geschaffen, bereits fällige Steuern zinslos zu stunden. Dies betrifft insbesondere folgende Steuern:

    • Einkommensteuer
    • Körperschaftsteuer
    • Umsatzsteuer

    Die Lohnsteuer ist prinzipiell nicht stundungsfähig, bei der Gewerbesteuer liegt es in der Hand der jeweiligen Gemeinde.

    Die Stundung der vereinnahmten Umsatzsteuer ist zwar grundsätzlich auch möglich, ist aber nicht unbedingt zu empfehlen.

    Im Übrigen sind die Finanzämter angehalten, für Betroffene der Coronakrise von Vollstreckungsmaßnahmen abzusehen. Folglich kann gegebenenfalls also auch ein Antrag auf Vollstreckungsaufschub gestellt werden.

    Liquiditätsplan bis Jahresende erstellen

    Wenn Sie selbständig sind oder ein Unternehmen führen, erstellen Sie bitte unbedingt einen Liquiditätsplan und aktualisieren Sie ihn laufend. Mit dem Liquiditätsplan verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Situation und können daraus die erforderlichen Maßnahmen und Handlungsspielräume ableiten.

    Empfehlungen und Mindestanforderungen:

    • Planen Sie die Liquidität sowohl auf betrieblicher, als auch auf privater Ebene.
    • Planungszeitraum mindestens bis Jahresende.
    • Nutzen Sie Ihre bisherigen Zahlen (betriebswirtschaftliche Auswertungen, letzte Gewinnermittlung) als Vorlage.
    • Je gründlicher desto besser, denken Sie also auch an einmalige Kosten wie z.B. Versicherungen, die nur jährlich gezahlt werden.

    Kurzanleitung:

    1. Beginnen Sie beispielsweise mit dem 1. April 2020 und schätzen Sie Ihre an diesem Tag verfügbaren Finanzmittel ein (Startwert).
    2. Erfassen Sie für die kommenden Monate bis Jahresende die voraussichtlich zu erwartenden Einnahmen, aktualisieren Sie dies laufend.
    3. Erfassen Sie die monatlichen Fixkosten (Löhne, Miete, usw.)
    4. Erfassen Sie auftragsabhängigen, variablen kosten, aktualisieren Sie dies laufend.
    5. Monatliche Summe ziehen / Stand Finanzmittel monatlich fortschreiben.

    Weitergehende Informationen zu diesem Thema finden Sie z.B. auch bei Haufe.

    Sichern Sie Schlüsselpositionen doppelt ab – auch privat

    Auch der beste Schutz wird vielleicht nicht verhindern können, dass Personen und Mitarbeiter – oder auch Sie selber – zeitweise krankheitsbedingt ausfallen werden. Wir empfehlen daher, Schlüsselpositionen unbedingt und umgehend durch Vertreter abzusichern. Denken Sie dabei insbesondere an Folgendes:

    • Zugriffsrechte und Zugriffsmöglichkeiten (insb. Daten & Server, Bankkonto, wichtige Unterlagen, Adressbuch und Ansprechpartner)
    • Passwörter
    • Aufgabenlisten & Anleitung

    Besonders wichtig: Testen Sie die Prozesse, lassen Sie den oder die Vertreter die Aufgaben einmal durchspielen. Im Rahmen unserer Vorbereitungen in der Kanzlei konnten wir dadurch Lücken aufdecken – und schließen.

    Ich empfehle ferner, auch für den privaten Bereich sicherzustellen, dass wichtige Unterlagen, Informationen und Kontaktdaten jederzeit griffbereit und verfügbar sind. Stellen Sie beispielsweise eine Notfallmappe zusammen, welche Sie in Kopie im engen Verwandten- und Bekanntenkreis verteilen.

    Soforthilfe & Notfallfonds

    Schutzschirm Hamburg / Hamburger Corona Soforthilfe (HCS) Die Freie und Hansestadt Hamburg bietet im Rahmen des „Hamburger Schutzschirms für Corona-geschädigte Unternehmen und Institutionen“ mit finanzieller Unterstützung des Bundes einen Zuschuss für betroffene Solo-Selbständige, Freiberufler sowie kleine und mittlere Betriebe aus Hamburg. Die Förderbeträge liegen je nach Unternehmensgröße und Höhe des Liquiditätsengpass zwischen 2.500 Euro und 30.000 Euro. Die Beantragung der Förderung erfolgt vollständig digital über die Internetseite der IFB Hamburg. Die Antragsstellung ist ab Montag, den 30.03.2020 möglich.

    Ausführliche Informationen gibt es hier.

    WICHTIG 1: Laut dem Eckpunktepapier des BMWi handelt sich bei den Soforthilfen um „steuerbare Zuschüsse“. Demnach sind die Gelder zwar umsatzsteuerfrei, stellen aber steuerpflichtige Einnahmen bezüglich der Einkommensteuer, Gewerbesteuer und/oder Körperschaftsteuer dar.

    WICHTIG 2: Zu Beginn des Antragsverfahrens waren noch viele Fragen offen. Die IFB Hamburg als auch die zuständigen Institutionen anderer Bundesländer aktualisierten aber zuletzt ein- oder zweimal täglich die FAQs, welche nunmehr kritische Fragen beantworten.

    Soforthilfen anderer Bundesländer Auch anderer Bundesländer bitten Hilfsprogramme wie das HCS an. Eine Übersicht bietet diese Seite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

    Nothilfe der GVL GVL-Berechtigte können eine Nothilfe in Höhe von EUR 250,00 beantragen.

    Nothilfe-Programm für GEMA-Mitglieder Ebenso hat die GEMA ein Nothilfe-Programm ins Leben gerufen. Weitere Informationen gibt es hier.

    Nothilfefonds der Deutschen Orchesterstiftung Die Deutsche Orchesterstiftung hat einen Nothilfefonds eingerichtet (Einmalzahlung bis EUR 500,00).

    Weitere Handlungsmöglichkeiten

    Kurzarbeitergeld Mit dem Kurzarbeitergeld wird bei vorübergehendem Arbeitsausfall die Weiterbeschäftigung der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ermöglicht und Entlassungen können vermieden werden. Als Entgeltersatzleistung trägt die Agentur für Arbeit die Kosten (seit kurzem auch einschließlich der Sozialabgaben).

    Weitere Informationen finden Sie auf der Webseiten der Bundesagentur für Arbeit sowie des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.

    Corona-Prämien für Arbeitnehmer In der Zeit vom 1.3.2020 bis zum 31.12.2020 können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern „Corona-Prämien“ bis zu einem Betrag von EUR 1.500,00 steuer- und sozialversicherungsfrei zahlen. Mehr dazu bei aktuell bei Haufe.

    Fördergelder für betriebswirtschaftliche Beratung Auf Antrag werden vom Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle Leistungen im Bereich der betriebswirtschaftlichen Beratung bis zu einem Betrag in Höhe von EUR 4.000,00 bezuschusst. Dabei können in Zeiten von Corona die Beratungskosten zu 100% gefördert werden. Links:

    Förderfähig sind dabei auch bestimmte Beratungsleistungen der Steuerberater.

    Arbeitslosengeld I und II Sofern Sie als Selbständiger oder Unternehmer freiwillig in die gesetzliche Arbeitslosenversicherung einzahlen, können Sie sich unter bestimmten Voraussetzungen arbeitslos melden und Arbeitslosengeld I beziehen.

    Notfalls kann auch ein Antrag auf Arbeitslosengeld II („Hartz IV“) in Erwägung gezogen werden. Der Zugang zur Grundsicherung wurde im Rahmen der schnellen Corona-Gesetzgebung erleichtert. Hier geht es zu den FAQs der Bundesagentur für Arbeit.

    Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz Das Anwaltsblatt informiert in diesem Artikel darüber, inwiefern Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz im Fall einer vorgeschriebenen Quarantäne beantragt werden können.

    KFW-Kredit Die staatliche Kreditanstalt für Wiederaufbau gewährt insbesondere als Teil des Maßnahmenpaketes der Bundesregierung zur Corona-Krise zinsgünstige Darlehen. Dieser Schritt will selbstverständlich wohl überlegt sein, denn ein Kredit muss natürlicherweise zu einem späteren Zeitpunkt zurückgezahlt werden.

    Geschäftsmodell neu denken oder umbauen Vielerorts werden Geschäftsmodelle derzeit in Windeseile und zum Teil sehr erfolgreich an die neue Situation angepasst. Yoga-Studios verlegen den Unterricht mit Konferenz-Systemen wie Zoom ins Internet, Restaurants setzen auf „ToGo“. Sicherlich gibt es nicht für alle Geschäftsmodelle eine passende Alternativlösung, allerdings zeigt sich dieser Tage auch, dass vieles, was bisher unmöglich schien, doch machbar ist.

    Linksammlung / Weiterführende Informationen

    Bleiben Sie gesund und kommen Sie gut durch die Zeit!

  • Die Verfahrensdokumentation im Überblick

    Die Verfahrensdokumentation im Überblick

    In Steuerberater- und Buchhalterkreisen ist sie schon länger in aller Munde, die meisten Unternehmer und Selbständigen haben zumindest bereits einmal von ihr gehört. Wie die dunklen Wolken über dem Hamburger Hafen im obigen Bild schwebt sie drohend über uns, jederzeit bereit, die menschliche Gestalt anzunehmen um dann als Betriebsprüfer an unsere Türe zu klopfen: Die Verfahrensdokumentation. Zeit also, das Thema ein wenig einzuordnen.

    Die allgemeine Verfahrensdokumentation

    Mit der Neufassung des Schreibens des Bundesministerium der Finanzen im Jahre 2014 zu den „GoBD“ (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) ist auch die Finanzverwaltung im digitalen Zeitalter angekommen (Link zum Volltext). In diesem 44-seitigem Papier wird erstmals der Begriff der Verfahrensdokumentation als Teil einer ordnungsgemäßen und damit belastbaren bzw. beweiskräftigen Buchhaltung unter Einsatz von Datenverarbeitungssystem schriftlich fixiert.

    Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

    Randziffer 152

    Mit anderen Worten, in Zeiten, in denen bei der Buchhaltung elektronische Systeme zum Einsatz kommen, soll mit einer Verfahrensdokumentation zum einen sichergestellt werden, dass sich keine „Fehler im System“ befinden. Zum anderen soll sie einem externen Prüfer quasi ein Handbuch zum Aufbau der vorliegenden Buchhaltung in die Hand geben.

    Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

    Randziffer 155

    Das Fehlen einer solchen Betriebsanleitung führt nun zwar nicht automatisch dazu, dass die Buchhaltung „kaputt“ ist und ein Betriebsprüfer fröhlich Hinzuschätzungen und Zuschläge kalkulieren darf, gleichwohl können sich aber durchaus Vorteile daraus für den Steuerpflichtigen ergeben:

    • Kein Vorsatz bei systematischen Fehlern in der Buchhaltung
    • Überprüfung der eigenen Prozesse
    • Betriebsanleitung für Mitarbeiter / Personalwechsel
    • Guter Einstieg für eine Betriebsprüfung

    Sonderfall „ersetzendes Scannen“

    Als Spezialfall der Verfahrensdokumentation hat sich das „ersetzende Scannen“ herausgebildet. Wer Papierbelege nach dem Scannen endgültig entsorgen möchte, muss dafür neben einem revisionsicheren Archiv auch eine detaillierte Dokumentation für den zugehörigen Prozess vorhalten. Ein ausführliches Muster diesbezüglich haben der Deutsche Steuerberaterverband, die Bundessteuerberaterkammer und die DATEV gemeinsam erarbeitet.

    Sonderfall „Kassenführung“

    Als weitere Unterfall hat sich die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung herausgebildet. In diesem Fall hat sich der Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. an die Arbeit gemacht und ein ausführliches Muster entworfen.

    Der Steuergesetzgeber hat die Kassenführung in den vergangene Jahren in den Fokus gerückt und die gesetzlichen Anforderungen hier deutlich verschäft, vermutet er hier doch Steuerverluste in Milliardenhöhe. Die DATEV stellt die derzeitige Rechtslage auf einer gesonderten Seite sehr übersichtlich dar.

    Für jedes Datenverarbeitungssystem – und dazu zählt Ihr Kassensystem – muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

    DATEV

    Da – anders als bei einer normalen Betriebsprüfung – der Finanzbeamte im Rahmen einer so genannten Kassennachschau auch unangekündigt vor der Tür oder im Laden stehen und mit Prüfungshandlungen beginnen darf, sollte beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen die Verfahrensdokumentation unbedingt frühzeitig erstellt werden und jederzeit griffbereit sein.

  • Die Rechnung in Zeiten der digitalen Transformation

    Die Rechnung in Zeiten der digitalen Transformation

    Es gibt sie noch, die Rechnung auf Papier. Genaue Zahlen lassen sich zwar nur schwer finden, aber eine kurze Suche im Netz offenbart, das vermutlich noch über die Hälfte der Rechnungen in Deutschland analog ausgetauscht werden. Allerdings: Die Tendenzen zur eRechnung oder auch zum E-Invoicing nehmen im Rahmen der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse weiter stark zu.

    Vorteile der eRechnung

    Die Vorteile für den Rechnungsaussteller durch den digitalen Rechnungsversand liegen auf der Hand:

    • Zeitersparnis bzw. zeitnahe Rechnungszustellung (Postweg)
    • Automatisierung des Rechnungsversandes
    • Direkte oder vorbereitete Verbuchung im Buchhaltungsprogramm
    • Kostenvorteil (Papier, Druck und Porto)
    • Archivierung digital statt analog

    Weitere Vorzüge erschließen sich allerdings auch im Hinblick auf den Rechnungsempfänger, sofern die Buchhaltung bereits digital organisiert ist:

    • Digitalisierung bzw. Scannen entfällt
    • Kein Qualitätsverlust durch Knicke, Kaffee, usw.
    • Elektronisch gestütztes Auslesen der Rechnungsinformationen für die Buchhaltung
    • Ortsunabhängiges, elektronisches Archiv mit Freitextsuche

    Anforderungen an die eRechnung

    Für elektronische Rechnungen bestehen sowohl sicherheitstechnische als auch rechtliche Anforderungen. So muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Dokumente innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (für Buchhaltungsunterlagen sind das derzeit 10 Jahre) ohne besonderen Aufwand lesbar gemacht werden können. Zugleich muss auch für diesen Zeitraum die Unveränderbarkeit gewährleistet sein (Datenintegrität), und nicht zuletzt muss der Rechnungsaussteller klar identifiziert werden können.

    Rechtsgrundlage für die eRechnungen bildet u.a. die EU Richtlinie 2014/55 zur elektronischen Rechnungsstellung als auch das Umsatzsteuergesetz.

    Selbstverständlich sind darüberhinaus auch die allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung zu beachten.

    Aktuelle eRechnungsformate

    In der einfachsten Form wird eine Rechnung im gängigen pdf-Format erstellt und beispielsweise per E-Mail oder Download bereitgestellt. Strenggenommen handelt es sich dabei aber noch nicht um eine eRechnung, da diese keine strukturierten Daten enthält.

    Von dem Rechnungsversand per Word- oder Excel-Datei ist übrigens unbedingt abzuraten, da diese Dateien jederzeit änderbar sind und auch ein erhebliches Risiko im Hinblick auf Computerviren darstellen.

    Wichtig: Grundsätzlich muss der Empfänger dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen. Allerdings gilt bereits die Zahlung der Rechnung als stillschweigende Zustimmung.

    ZUGFeRD

    Die ZUGFeRD Rechnung ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickeltes Format, welches die PDF-Rechnung um einen XML-Datensatz ergänzt („hybrid“). In diesem werden die Rechnungsdaten (u.a. Anschriften, Bankverbindung, Beträge) strukturiert abgelegt, sodass sie auf Empfängerseite als Datensatz eingelesen und verarbeitet werden können, sofern die technischen Voraussetzungen dafür vorliegen.

    Da es sich um ein rein nationales Rechnungsformat handelt, endet die Anwendungsmöglichkeit der ZUGFeRD-Rechnung allerdings bereits an der Staatsgrenze. Unter anderem auch deshalb liegt der Zukunft der eRechnungen daher eher bei der „XRechnung“.

    XRechnung

    Die XRechnung basiert auf EU-Vorgaben und kann daher als internationales Rechnungsformat angesehen werden. Anders als die erste Version von ZUGFeRD verzichtet das Format prinzipiell auf eine visuelle Komponente wie z.B. die pdf-Datei. Die XRechnung ist insofern von Bedeutung, als dass bereits ab Herbst 2020 die staatlichen Behörden gesetzlich verpflichtet sind, Rechnungen nur noch ausschließlich in diesem Format anzunehmen.

    Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht erst ab dem 27.11.2020. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert.

    Haufe

    Folglich wurde ZUGFerD aktualisiert. Laut Angabe der Erschaffer erfüllt das Format ab der Version 2.0 die technischen Voraussetzungen der XRechnung.

    Fazit

    Früher oder später führt an der eRechnung kaum mehr ein Weg mehr vorbei. Ob die XRechnung nun das vorläufige Ende bei der Entwicklung eines einheitlichen Rechnungsformates mit ausreichender Durchsetzungskraft auch im B2B-Bereich sein wird, muss sich erst noch zeigen. Wie in fast allen Teilbereichen der digitalen Transformation, müssen sich die Akteure erst auf neue Standards einigen. Und relativ offen ist noch die Frage, in wiefern sich die eRechnung auch im B2C-Geschäft durchsetzen wird.

  • Frühjahrsputz auf der Steuerwelle

    Frühjahrsputz auf der Steuerwelle

    Zugegeben, es war ein lange Zeit sehr ruhig auf der Steuerwelle. Die Transformation vom Einzelkämpfer-Steuerberater aka „Hamburg Tax“ zur mittlerweile 10köpfigen Steuer- und Anwaltskanzlei „franzen | hofmann“ hat die freien Ressourcen gebunden. Aber der Kanzleiaufbau einschließlich einer umfangreichen Digitalisierung in nahezu allen Bereichen (Buchführung, Dokumentenmanagement, Kommunikation, Aufgaben- und Auftragssteuerung, Checklisten, …) hat sich gelohnt. Mobiles Arbeiten und ein in Teilen dezentrales Team wären ohne diese Anstrengungen nicht möglich.

    Gemeinsam mit der DATEV wurde über das Ergebnis dieser Arbeit gar ein kleiner Film gedreht:

    Steuerwelle 2.0

    Mich hat es selber überrascht, aber die Steuerwelle gibt es tatsächlich bereits seit dem 2. April 2014 – also beinahe 5 Jahre. Da war es längst überfällig, einmal kräftig durchzuwischen. Alte oder überholte Artikel wurden rausgeschmissen, das Design habe ich ein wenig aufgefrischt mit dem Ziel, durch eine möglichst reduzierte Darstellungsweise die Beiträge mehr in den Fokus zu rücken und auch die Navigation auf der Seite konnte ich meines Erachtens deutlich verbessern.

    Neu ist der Bereich „auf Tour“ , in welchem die öffentlichen Termine des Jahres dargestellt sind. Denn, in den letzten Jahren wurde ich immer wieder darum gebeten, Vorträge, Seminare und Workshops zum Thema Steuern und Buchhaltung zu geben.

    Themenspektrum

    Die Steuerwelle wird weiterhin über aktuelle Themen und Entwicklungen im Steuerrecht berichten (Gesetzesreformen, Rechtsprechung, Auffassungen der Finanzverwaltung). Ergänzend sollen zukünftig auch Beiträge für die Themenbereiche SteuerBeratung und SteuerKanzlei ihren Platz auf der Steuerwelle finden.

    In diesem Sinne, die Steuerwelle wünscht einen guten Start in das Jahr 2020!

    Lars Hofmann
    Steuerberater in Hamburg, meistens 😉

  • Buchhaltung? Mach ich selber!

    Buchhaltung? Mach ich selber!

    Selber buchen liegt im Trend. Online Tools wie Lexoffice, Debitoor, SevDesk, Fastbill oder Candis versprechen Großes:

    • „Rechnungen schreiben in unter einer Minute“ (Debitoor)
    • „Meine Buchhaltung macht sich von allein“ (LexOffice, Haufe)
    • „Schnell & Einfach – Du brauchst weder Schulungen, noch Experten. Leg einfach los.“ (FastBill)
    • „Mit sevDesk kannst du die Buchhaltung einfach selber machen – Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“ (sevdesk)
    • „Sparen Sie bis zu 80% Ihrer Arbeitszeit“ (Candis)

    Ist es nun wirklich alles so „smart, easy, schnell und einfach“? Bekommt der Steuerpflichtige wirklich und endlich „mehr Kontrolle über seine Zahlen“? Oder handelt es sich bei den genannten Versprechen schlichtweg um mehr oder weniger gutes Marketing?

    Buchhaltung endlich ‚Smart, easy, schnell und einfach – für nur 10 EUR im Monat!‘

    Dieser Artikel schildert die Erfahrungen eines Steuerberaters, der sich dem Thema Selberbuchen von Beginn an nicht verschlossen hat.

    1. Qualität sinkt, Risiko steigt

    Ich erinnere mich noch gut, wie vor ca. vier bis fünf Jahren fast im Wochentakt neue Online-Buchhaltungs-Tools auf den Markt kamen. Als verhältnismäßig junger und mit Technik und Internet aufgewachsener Steuerberater stand ich dem Thema neugierig und offen gegenüber. Das tue ich auch nach wie vor, schließlich wollen wir in unserer Kanzlei keine Möglichkeit auslassen, die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten zu verbessern. Dazu gehört natürlich auch, gemeinsam mit dem Mandanten die optimale Lösung für seine Buchhaltung zu finden. Aber…

    Im Laufe der Jahre musste ich feststellen, dass in der Mehrzahl der Fälle die selbst erstellten Buchhaltungen mit Fehlern durchsetzt sind. In Einzelfällen waren die Buchhaltungsdaten sogar derart unbrauchbar, dass die Buchhaltung neu erstellt werden musste, denn eines muss klar sein:

    Es ist niemandem geholfen, wenn die Buchhaltung im Ergebnis nicht die tatsächliche wirtschaftliche Situation der Unternehmung darstellt oder nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

    Was hilft es also, ein paar hundert Euro bei der Buchhaltung zu sparen, wenn die Betriebsprüfung die Buchhaltung zerlegt und infolgedessen Steuernachzahlungen und Bußgelder drohen. Auch der Steuerberater, der spätestens im Falle einer Prüfung hinzugezogen wird, wird ein hohes Honorar fordern, wenn er im Rahmen der Prüfungsbegleitung versucht zu retten, was noch zu retten ist. Im Extremfall droht sogar der Vorwurf der Steuerhinterziehung, denn auch im Steuerstrafrecht gilt grundsätzlich „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“.

    Natürlich gibt es auch Fälle, in denen die Sache mit dem Selberbuchen gut funktioniert. Ein Informatiker beispielsweise, der als Freelancer ein paar wenige Rechnungen im Monat an seine Auftraggeber stellt und dessen Ausgaben sich meist in Grenzen halten, kann seine Buchhaltung mit einem Online-Tool durchaus selber vorbereiten. Voraussetzung dafür ist aber die Bereitschaft, sich dem Thema grundsätzlich anzunehmen, also ein Grundverständnis für die Materie zu entwickeln und ein kleines Buchhaltungswissen aufzubauen. Dabei kann natürlich auch der Steuerberater helfen. „Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“ geht es aber eben doch nicht, das ist nach meiner Erfahrung zum Scheitern verurteilt.

    Sobald es über das Erfassen von einfachsten Belegen hinausgeht schnellt die Fehlerwahrscheinlichkeit steil nach oben. Bei den zunehmend häufiger vorkommenden grenzüberschreitenden Sachverhalten (Reverse Charge, Drittland-Umsätze) sind Fehlbuchungen im Grunde garantiert. Oftmals scheitert es bereits daran, einen Auslandssachverhalt als solchen überhaupt zu erkennen (Stichwort „ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“).

    Mit nur wenigen Klicks zur strafbewährten Steuerverkürzung.

    Weitere häufige Buchungsfehler bei Selbstbuchern sind z.B.

    • Erfassung von Krankenkassenbeiträgen als Betriebsausgabe,
    • unberechtigter Vorsteuerabzug (unvollständige oder falsche Rechnungen, Porto, Versicherungen),
    • Verwendung falscher Buchhaltungskonten (in den vorgenannten Tools z.B. auch „Kategorien“ genannt),
    • Vermischung von privaten und betrieblichen Ausgaben.

    Bei Kapital- oder Personengesellschaften kommt verschärfend hinzu, dass die Buchhaltungstools hierfür häufig ungeeignet sind. Damit der User smart, easy und schnell das Programm bedienen kann, werden die buchhalterischen Erfassungsmöglichkeiten in aller Regel stark vereinfacht. Folglich fehlen erforderliche Buchhaltungsfunktionen, sodass eine vollständige und korrekte Verbuchung für GbRs, OHGs, UGs oder GmbHs bereits technisch gar nicht möglich ist. Die mühsame und aufwendige Korrektur obliegt dann dem Steuerberater, mit entsprechendem Kostenaufwand.

    Die steuerlich komplexen Personen- und Kapitalgesellschaften lassen sich mit vereinfachenden Online-Tools buchhalterisch kaum abbilden.

    Bei den zunehmenden gesetzlichen Anforderungen an Buchhaltungsdaten ist damit leider relativ schnell der Punkt erreicht, an dem die Vorgaben nicht mehr als erfüllt angesehen werden können. Jedem Selbstbucher muss diesbezüglich bewusst sein, dass die damit verbundenen Risiken allein bei ihm liegen, denn insbesondere als Selbstbucher ist der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung alleine verantwortlich. Die Digitalisierung findet außerdem auch in der Finanzverwaltung statt: Betriebsprüfer stürzen sich vermehrt auf die Buchhaltungsdaten, anstatt Belegordner durchzublättern.

    „Für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.“
    (Bundesministerium der Finanzen)

    Sicherlich wird der Steuerberater im Rahmen der Weiterverarbeitung der Buchhaltungsdaten noch einige Fehler identifizieren und korrigieren können, eine Überprüfung jeder einzelnen Buchung ist in der Regel aber nicht Teil des Auftrages (siehe dazu auch unser kürzlich entworfenes „Merkblatt für selbstbuchende Mandanten“).

    2. Kostenersparnis

    Nicht selten steht hinter dem Wunsch, die Buchhaltung selber zu erstellen, auch die Hoffnung auf eine Kostenersparnis. Die Praxis hat hier gezeigt, dass diese Hoffnung nur dann berechtigt ist, wenn die generierten Buchhaltungsdaten wirklich gut sind und sich daraus mit überschaubarem Aufwand die steuerliche Gewinnermittlung erstellen lässt, welche wiederum Grundlage für die Steuererklärungen ist. Sind die Buchhaltungsdaten mangelhaft und mit Fehlern durchsetzt, nimmt die nachträgliche Korrektur häufig mehr Zeit in Anspruch, als wenn gelernte Buchhalter oder Steuerfachangestellte die Buchhaltung erstellt hätten. Außerdem leidet in solchen Fällen fast immer die Qualität, da bei einer Korrektur  kaum mehr ein Ergebnis zu erreichen ist, welches mit einer von Beginn an ordentlich geführten Buchhaltung qualitativ vergleichbar ist.

    3. Fazit

    Selberbuchen kann klappen, muss aber nicht. Nicht selten schaffen sich die Steuerpflichtigen dadurch Risiken, die vermeidbar wären, wenn die Buchhaltung von gelernten Profis erstellt wird. Zumal es mittlerweile brauchbare Alternativen gibt, um mit dem Steuerberater online und digital zusammenzuarbeiten. Die Plattform „Unternehmen Online“ der DATEV (kurz „DUO“) ermöglicht es beispielsweise, dass Steuerberater und Mandant in der Cloud wie folgt zusammenarbeiten:

    • Der Unternehmer verwaltet und erstellt in „DUO“ Angebote und Rechnungen, außerdem lädt er seine Belege hoch.
    • Der Steuerberater ruft sämtliche Belege digital ab und verbucht sie ordnungsgemäß. Dabei wird er z.B. durch eine Texterkennungsfunktion unterstützt.
    • Auswertungen wie die BWA oder Kontenblätter werden dem Unternehmer nach Fertigstellung der Buchhaltung in „DUO“ zur Verfügung gestellt.

    So macht also jeder das, was er kann.

    Nach wie vor befinden wir uns aber in einer Übergangsphase, keine Lösung ist perfekt und der Umbau der Buchhaltungsprozesse im Rahmen der Digitalisierung ist „work in progess“. So hat z.B. die erwähnte Plattform der DATEV in Bezug auf die Usability im Vergleich zu anderen Tools definitiv noch Luft nach oben. Aus Sicht eines Steuerberaters ist aber der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung immer die höchste Priorität beizumessen. Schließlich ist es Teil unserer Aufgabe, unsere Mandanten vor steuerlichen Risiken bestmöglich zu schützen. Das ziel muss also lauten:

    Gemeinsam mit dem Mandanten die beste Lösung für seine Unternehmung suchen.

    Möglichkeiten gibt es heute viele und manche Dinge müssen nach dem Prinzip „trial & error“ auch einfach mal ausprobiert werden.