In Steuerberater- und Buchhalterkreisen ist sie schon länger in aller Munde, die meisten Unternehmer und Selbständigen haben zumindest bereits einmal von ihr gehört. Wie die dunklen Wolken über dem Hamburger Hafen im obigen Bild schwebt sie drohend über uns, jederzeit bereit, die menschliche Gestalt anzunehmen um dann als Betriebsprüfer an unsere Türe zu klopfen: Die Verfahrensdokumentation. Zeit also, das Thema ein wenig einzuordnen.

Die allgemeine Verfahrensdokumentation

Mit der Neufassung des Schreibens des Bundesministerium der Finanzen im Jahre 2014 zu den „GoBD“ (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) ist auch die Finanzverwaltung im digitalen Zeitalter angekommen (Link zum Volltext). In diesem 44-seitigem Papier wird erstmals der Begriff der Verfahrensdokumentation als Teil einer ordnungsgemäßen und damit belastbaren bzw. beweiskräftigen Buchhaltung unter Einsatz von Datenverarbeitungssystem schriftlich fixiert.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

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Mit anderen Worten, in Zeiten, in denen bei der Buchhaltung elektronische Systeme zum Einsatz kommen, soll mit einer Verfahrensdokumentation zum einen sichergestellt werden, dass sich keine „Fehler im System“ befinden. Zum anderen soll sie einem externen Prüfer quasi ein Handbuch zum Aufbau der vorliegenden Buchhaltung in die Hand geben.

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

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Das Fehlen einer solchen Betriebsanleitung führt nun zwar nicht automatisch dazu, dass die Buchhaltung „kaputt“ ist und ein Betriebsprüfer fröhlich Hinzuschätzungen und Zuschläge kalkulieren darf, gleichwohl können sich aber durchaus Vorteile daraus für den Steuerpflichtigen ergeben:

• Kein Vorsatz bei systematischen Fehlern in der Buchhaltung
• Überprüfung der eigenen Prozesse
• Betriebsanleitung für Mitarbeiter / Personalwechsel
• Guter Einstieg für eine Betriebsprüfung

Sonderfall „ersetzendes Scannen“

Als Spezialfall der Verfahrensdokumentation hat sich das „ersetzende Scannen“ herausgebildet. Wer Papierbelege nach dem Scannen endgültig entsorgen möchte, muss dafür neben einem revisionsicheren Archiv auch eine detaillierte Dokumentation für den zugehörigen Prozess vorhalten. Ein ausführliches Muster diesbezüglich haben der Deutsche Steuerberaterverband, die Bundessteuerberaterkammer und die DATEV gemeinsam erarbeitet.

Sonderfall „Kassenführung“

Als weitere Unterfall hat sich die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung herausgebildet. In diesem Fall hat sich der Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. an die Arbeit gemacht und ein ausführliches Muster entworfen.

Der Steuergesetzgeber hat die Kassenführung in den vergangene Jahren in den Fokus gerückt und die gesetzlichen Anforderungen hier deutlich verschäft, vermutet er hier doch Steuerverluste in Milliardenhöhe. Die DATEV stellt die derzeitige Rechtslage auf einer gesonderten Seite sehr übersichtlich dar.

Für jedes Datenverarbeitungssystem – und dazu zählt Ihr Kassensystem – muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

DATEV

Da – anders als bei einer normalen Betriebsprüfung – der Finanzbeamte im Rahmen einer so genannten Kassennachschau auch unangekündigt vor der Tür oder im Laden stehen und mit Prüfungshandlungen beginnen darf, sollte beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen die Verfahrensdokumentation unbedingt frühzeitig erstellt werden und jederzeit griffbereit sein.

Es gibt sie noch, die Rechnung auf Papier. Genaue Zahlen lassen sich zwar nur schwer finden, aber eine kurze Suche im Netz offenbart, das vermutlich noch über die Hälfte der Rechnungen in Deutschland analog ausgetauscht werden. Allerdings: Die Tendenzen zur eRechnung oder auch zum E-Invoicing nehmen im Rahmen der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse weiter stark zu.

Vorteile der eRechnung

Die Vorteile für den Rechnungsaussteller durch den digitalen Rechnungsversand liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis bzw. zeitnahe Rechnungszustellung (Postweg)
• Automatisierung des Rechnungsversandes
• Direkte oder vorbereitete Verbuchung im Buchhaltungsprogramm
• Kostenvorteil (Papier, Druck und Porto)
• Archivierung digital statt analog

Weitere Vorzüge erschließen sich allerdings auch im Hinblick auf den Rechnungsempfänger, sofern die Buchhaltung bereits digital organisiert ist:

• Digitalisierung bzw. Scannen entfällt
• Kein Qualitätsverlust durch Knicke, Kaffee, usw.
• Elektronisch gestütztes Auslesen der Rechnungsinformationen für die Buchhaltung
• Ortsunabhängiges, elektronisches Archiv mit Freitextsuche

Anforderungen an die eRechnung

Für elektronische Rechnungen bestehen sowohl sicherheitstechnische als auch rechtliche Anforderungen. So muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Dokumente innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (für Buchhaltungsunterlagen sind das derzeit 10 Jahre) ohne besonderen Aufwand lesbar gemacht werden können. Zugleich muss auch für diesen Zeitraum die Unveränderbarkeit gewährleistet sein (Datenintegrität), und nicht zuletzt muss der Rechnungsaussteller klar identifiziert werden können.

Rechtsgrundlage für die eRechnungen bildet u.a. die EU Richtlinie 2014/55 zur elektronischen Rechnungsstellung als auch das Umsatzsteuergesetz.

Selbstverständlich sind darüberhinaus auch die allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung zu beachten.

Aktuelle eRechnungsformate

In der einfachsten Form wird eine Rechnung im gängigen pdf-Format erstellt und beispielsweise per E-Mail oder Download bereitgestellt. Strenggenommen handelt es sich dabei aber noch nicht um eine eRechnung, da diese keine strukturierten Daten enthält.

Von dem Rechnungsversand per Word- oder Excel-Datei ist übrigens unbedingt abzuraten, da diese Dateien jederzeit änderbar sind und auch ein erhebliches Risiko im Hinblick auf Computerviren darstellen.

Wichtig: Grundsätzlich muss der Empfänger dem elektronischen Rechnungsversand zustimmen. Allerdings gilt bereits die Zahlung der Rechnung als stillschweigende Zustimmung.

ZUGFeRD

Die ZUGFeRD Rechnung ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickeltes Format, welches die PDF-Rechnung um einen XML-Datensatz ergänzt („hybrid“). In diesem werden die Rechnungsdaten (u.a. Anschriften, Bankverbindung, Beträge) strukturiert abgelegt, sodass sie auf Empfängerseite als Datensatz eingelesen und verarbeitet werden können, sofern die technischen Voraussetzungen dafür vorliegen.

Da es sich um ein rein nationales Rechnungsformat handelt, endet die Anwendungsmöglichkeit der ZUGFeRD-Rechnung allerdings bereits an der Staatsgrenze. Unter anderem auch deshalb liegt der Zukunft der eRechnungen daher eher bei der „XRechnung“.

XRechnung

Die XRechnung basiert auf EU-Vorgaben und kann daher als internationales Rechnungsformat angesehen werden. Anders als die erste Version von ZUGFeRD verzichtet das Format prinzipiell auf eine visuelle Komponente wie z.B. die pdf-Datei. Die XRechnung ist insofern von Bedeutung, als dass bereits ab Herbst 2020 die staatlichen Behörden gesetzlich verpflichtet sind, Rechnungen nur noch ausschließlich in diesem Format anzunehmen.

Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden besteht erst ab dem 27.11.2020. Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden dann nicht mehr akzeptiert.

Haufe

Folglich wurde ZUGFerD aktualisiert. Laut Angabe der Erschaffer erfüllt das Format ab der Version 2.0 die technischen Voraussetzungen der XRechnung.

Fazit

Früher oder später führt an der eRechnung kaum mehr ein Weg mehr vorbei. Ob die XRechnung nun das vorläufige Ende bei der Entwicklung eines einheitlichen Rechnungsformates mit ausreichender Durchsetzungskraft auch im B2B-Bereich sein wird, muss sich erst noch zeigen. Wie in fast allen Teilbereichen der digitalen Transformation, müssen sich die Akteure erst auf neue Standards einigen. Und relativ offen ist noch die Frage, in wiefern sich die eRechnung auch im B2C-Geschäft durchsetzen wird.