Für die Abrechnung von Auslagen gegenüber Kunden haben sich in der Praxis zwei Methoden durchgesetzt. Entweder werden die Auslagen in der Rechnung als eigene Rechnungsposition aufgenommen und weiterberechnet, oder der Kunde bekommt die Originalbelege (Taxi, Bahnfahrten, usw.) und wird um Erstattung der Beträge gebeten. Genauer wurden die beiden Wege bereits in diesem Artikel auf der Steuerwelle erläutert.

Streng genommen gibt es nach der Auffassung der Finanzverwaltung allerdings oftmals nur eine Möglichkeit, wie Auslagen abzurechnen sind. Nach Ansicht der Finanzverwaltung setzt die Behandlung als durchlaufenden Posten (Weitergabe der Originalbelege an den Kunden) voraus, dass Leistungsempfänger (im Bild „K“ – Kunde) und Leistender (im Bild „DB“ – z.B. Deutsche Bahn) sich kennen. Diese Voraussetzung ist häufig nicht erfüllt, denn woher soll der Taxifahrer oder die Deutsche Bahn wissen, dass die Leistungen tatsächlich nicht für den Fahrgast erbracht wurden, sondern dieser nur im Auftrag von dessen Kunden gefahren wurde.

Die Finanzverwaltung beschreibt sagt dazu Folgendes (Abschnitt 10.4 UStAE):

„Durchlaufende Posten (…) liegen vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein. (…) Es ist (…) erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen (…).“

… und weiter …

„Unmittelbare Rechtsbeziehungen setzen voraus, dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren (…).“

Damit ist bei der Weiterberechnung von Auslagen grundsätzlich zu empfehlen, die Kosten nach Möglichkeit dem Kunden als eigene Kostenposition in Rechnung zu stellen und auf die Weitergabe der Originalbelege („durchlaufende Posten“) zu verzichten. Sofern der Kunde auf einen Nachweis der Aufwendungen besteht, können Kopien der entsprechenden Belege als Anlage der Rechnung beigefügt werden.