Der Lunch-Termin zur Auftragsakquisition, die Projektbesprechung im Café um die Ecke oder die Einladung eines Kunden zum Abendessen – Bewirtungen von Geschäftsfreunden und Kunden sind steuerlich absetzbar, gehören aber zu den beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben. Was das bedeutet und unter welchen Voraussetzungen Bewirtungsaufwendungen abgezogen werden können, darum geht es in diesem Artikel.
Begriff
Der Begriff der Bewirtungsaufwendungen umfasst im Steuerrecht zunächst ausschließlich Aufwendungen, die für die Bewirtung von Kunden, Zulieferern, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern und Geschäftsfreunden anfallen. Derartige Aufwendungen für Arbeitnehmer fallen also nicht hierunter.
Eine Bewirtung liegt vor, wenn der Verzehr von Speisen und/oder Getränken dabei im Vordergrund steht. Kleine Aufmerksamkeiten wie Kaffee und Kekse im Rahmen einer Besprechung in eigenen Räumen gehören nicht zu den Bewirtungsaufwendungen sondern mindern den Gewinn (z.B. als Repräsentationskosten) uneingeschränkt. Dasselbe gilt für kleinere Verköstigungen im Rahmen einer betrieblichen Veranstaltung.
Der Bewirtungsbeleg – formale Anforderungen
Damit Bewirtungsaufwendungen als Betriebsausgabe anerkannt werden, müssen bestimmte, formale Anforderungen erfüllt sein. Gemeint ist das Vorliegen eines ordnungsmäßigen Bewirtungsbeleges. Dieser muss stets folgende Angaben enthalten:
- Bewirtete Personen
- Anlass der Bewirtung (möglichst konkret!)
- Datum und Ort
- Höhe der Aufwendungen (inkl. Trinkgeld)
Die Angaben müssen nicht zwingend auf dem Restaurantbeleg erfolgen sondern können auf einem Zusatzblatt vorgenommen werden, welches der Rechnung beigelegt wird.
Beschränkter Abzug
Das Gesetz gestattet nicht den vollen Abzug der Bewirtungsaufwendungen. Im Einkommensteuergesetz heißt es dazu:
„Die folgenden Betriebsausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern: (…) 3. Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.“ (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG).
Das bedeutet, dass im Regelfall – also wenn die Aufwendungen das Angemessene nicht übersteigen – nur 70 % der Kosten abzugsfähig sind. Rein formal wäre folgender Rechenweg angebracht:
- Schritt: Abzug der vollen Bewirtungsaufwendungen (gewinnmindernd)
- Schritt: Hinzurechnung in Höhe von 30 % der Bewirtungsaufwendungen (gewinnerhöhend) als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe
Voller Vorsteuerabzug
Die vorgenannte Abzugsbeschränkung gilt im Übrigen nur für die Einkommensteuer bzw. die Gewinnermittlung. Die Vorsteuer kann kann uneingeschränkt geltend gemacht werden.