„Für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.“

Am 14. November hat das Bundesministerium der Finanzen ein neues Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen veröffentlicht. Das Schreiben löst jene, jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab und ist von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Damit gelten die Vorgaben auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Hintergrund

Jeder, der aus steuerlichen oder anderen Gründen Bücher und/oder Aufzeichnungen über die Geschäftsvorfälle (Einnahmen, Ausgaben, usw.) führt, hat dabei die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten, die „GoB“. Hierzu führt das Ministerium aus:

„Die GoB sind ein unbestimmter Rechtsbegriff, der insbesondere durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und von der Rechtsprechung und Verwaltung jeweils im Einzelnen auszulegen und anzuwenden ist. (…) Die GoB können sich durch gutachterliche Stellungnahmen, Handelsbrauch, ständige Übung, Gewohnheitsrecht, organisatorische und technische Änderungen weiterentwickeln und sind einem Wandel unterworfen. Die GoB enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an eine Buchführung.“

Sollten diese Anforderungen nicht erfüllt sein, so sind die Bücher und Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, mit der Folge, dass die Ergebnisse und Auswertungen der Buchführung ihre Beweiskraft verlieren. Das Finanzamt ist infolgedessen berechtigt, die Buchhaltung zu verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, was regelmäßig mit Nachteilen für den Steuerpflichtigen verbunden ist. In harten Fällen kann sogar eine leichtfertige Steuerverkürzung (Ordnungswidrigkeit) oder gar eine Steuerhinterziehung (Straftat) angenommen werden.

Jeder, der also seine Bücher und Aufzeichnungen selber führt, sollte dabei die Grundsätze zur Ordnungsmäßigkeit nach bestem Wissen und Gewissen beachten. Eine auszugsweise Darstellung des BMF-Schreibens kann hier heruntergeladen werden (4 Seiten). Der Volltext ist auf der Webseite des BMF verfügbar (38 Seiten).

Auszüge

„Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs‐ und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“

„Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt.“

„Es widerspricht dem Wesen der kaufmännischen Buchführung, sich zunächst auf die Sammlung von Belegen zu beschränken und nach Ablauf einer langen Zeit auf Grund dieser Belege die Geschäftsvorfälle in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern einzutragen.“

„Die geschäftlichen Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden. Hieraus folgt, dass die Bücher und Aufzeichnungen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden müssen (…).“

„Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z. B. durch laufende Nummerierung (…), durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)auf‐zeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen.“