In dem Artikel „How to: Einnahmen-Überschuss-Rechnung“ wurde das Thema der nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben bereits angesprochen. Zwar sind alle Aufwendungen, die betrieblich veranlasst sind, per Definition Betriebsausgabe, der Gesetzgeber lässt aber bestimmte Kosten nicht zum Abzug zu – es gibt somit nicht abzugsfähige Betriebsausgaben. Die Frage, ob Aufwendungen steuerlich abzugsfähig sind, beantwortet sich daher in zwei Schritten:
- Liegt überhaupt eine Betriebsausgabe vor? Ist der Aufwand durch den Betrieb oder das Unternehmen veranlasst?
- Falls ja, ist diese Betriebsausgabe vom Abzug (gesetzlich) ausgeschlossen?
Beispiel 1: Freiberufler Frank kauft sich eine neue Kaffeemaschine. Diese stellt er aber nicht in seinem Büro auf, sondern nutzt sie ausschließlich in der privaten Wohnung. Somit ist der Erwerb der Kaffeemaschine nicht betrieblich veranlasst und darf in seiner Gewinnermittlung nicht auftauchen.
Beispiel 2: Frank schenkt seinem besten Kunden zu Weihnachten eine Flasche Wein im Wert von EUR 89,00. Das Geschenk dient damit der Pflege von Kundenbeziehungen und ist folglich betrieblich veranlasst. Da der Wert des Geschenkes aber den Betrag von EUR 35,00 überschreitet, ist der Abzug gesetzlich ausgeschlossen. Wenn Frank also den Aufwand in seiner Gewinnermittlung verbucht hat, muss er spätestens bei Erstellung der Steuererklärung den Betrag von EUR 89,00 seinem Gewinn als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe wieder hinzurechnen.
Nachfolgend werden nun einige der wichtigsten Abzugsverbote kurz dargestellt.
Geschenke im Wert von über EUR 35,00
Geschenke an Geschäftsfreunde im Wert von über EUR 35,00 dürfen den Gewinn nicht mindern. Die Grenze gilt pro Empfänger und pro Kalenderjahr. Wenn also dieselbe Person in einem Wirtschaftsjahr zwei Zuwendungen in Höhe von je EUR 20,00 erhält, ist der gesamte Aufwand (EUR 40,00) nicht abzugsfähig. Bewirtungen von Geschäftsfreunden, Draufgaben oder kostenfreie Zugaben zu Bestellungen sowie kleinere Aufmerksamkeiten sind allerdings keine Geschenke in diesem Sinne.
Hinweis: Die Grenze von EUR 35,00 gilt für Umsatzsteuerzahler übrigens „netto“, für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) „brutto“.
Bewirtungen
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden, Kunden oder anderen Partnern des Betriebes unterliegt einem eingeschränktem Betriebsausgabenabzug. Zunächst einmal sind nur die Aufwendungen abzugsfähig, die nach der Verkehrsanschauung als angemessen gelten. Von den angemessenen Aufwendungen dürfen dann nur 70 % den Gewinn mindern, 30 % sind nicht abzugsfähig.
Hinweis: Trotz der Abzugsbeschränkung ist die Vorsteuer vollständig anrechenbar!
Eine Bewirtung liegt überhaupt erst vor, wenn der Verzehr von Speisen und/oder Getränken dabei im Vordergrund steht. Damit ist die Bewirtung im Rahmen einer grundsätzlich privaten Veranstaltung (z.B. bei einem Konzertbesuch) insgesamt nicht abzugsfähig. Hingegen stellen Aufmerksamkeiten wie Kaffee und Kekse im Rahmen einer Besprechung keine Bewirtungen dar und mindern den Gewinn uneingeschränkt. Dasselbe gilt für kleinere Verköstigungen im Rahmen einer betrieblichen Veranstaltung.
Hinweis: Die Bewirtungsaufwendungen schließen Trinkgelder, Garderoben oder Fahrtkosten aus Anlass der Bewirtung mit ein.
Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten
Es ist durchaus denkbar, dass bei einer Tätigkeit fernab der regelmäßigen Arbeitsstätte ein Mehraufwand für die eigene Verpflegung entsteht, da vermehrt Gaststätten, Bistros oder andere Gastronomiebetriebe aufgesucht werden müssen. Dieser Mehraufwand ist grundsätzlich nicht abzugsfähig. Die Berücksichtigung erfolgt über festgelegte Verpflegungspauschalen, abhängig von Ort und Dauer der auswärtigen Tätigkeit.
Das häusliche Arbeitszimmer
Die Abzugsbeschränkung des häuslichen Arbeitszimmers hat der Gesetzgeber in drei Stufen konstruiert:
- Steht für die Tätigkeit ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist das Arbeitszimmer überhaupt nicht abzugsfähig.
- Steht für die Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, ist das Arbeitszimmer bis zu einem Jahreshöchstbetrag von EUR 1.250,00 abzugsfähig.
- Bildet das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung, ist es voll abzugsfähig.
Strafen, Ordnungsgelder oder Geldbußen
Ordnungsgelder oder Geldbußen unterliegen einem Abzugsverbot, selbst wenn die zulässige Höchstgeschwindigkeit zur fristgerechten Abgabe einer betrieblichen Steuererklärung überschritten und vor dem Finanzamt auch noch im Halteverbot geparkt werden musste. Geldstrafen dürfen den Gewinn ebenfalls nicht mindern, da sie regelmäßig nicht einmal Betriebsausgabe sind.
Weitere nichtabzugsfähige Betriebsausgaben in Stichworten
- Gewerbesteuerzahlungen
- Schmiergelder und Bestechungen
- Zinsen auf hinterzogene Steuern
- Aufwendungen für ein Erststudium (vorweggenommene Betriebsausgaben)