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  • Buchhaltung? Mach ich selber!

    Buchhaltung? Mach ich selber!

    Selber buchen liegt im Trend. Online Tools wie Lexoffice, Debitoor, SevDesk, Fastbill oder Candis versprechen Großes:

    • „Rechnungen schreiben in unter einer Minute“ (Debitoor)
    • „Meine Buchhaltung macht sich von allein“ (LexOffice, Haufe)
    • „Schnell & Einfach – Du brauchst weder Schulungen, noch Experten. Leg einfach los.“ (FastBill)
    • „Mit sevDesk kannst du die Buchhaltung einfach selber machen – Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“ (sevdesk)
    • „Sparen Sie bis zu 80% Ihrer Arbeitszeit“ (Candis)

    Ist es nun wirklich alles so „smart, easy, schnell und einfach“? Bekommt der Steuerpflichtige wirklich und endlich „mehr Kontrolle über seine Zahlen“? Oder handelt es sich bei den genannten Versprechen schlichtweg um mehr oder weniger gutes Marketing?

    Buchhaltung endlich ‚Smart, easy, schnell und einfach – für nur 10 EUR im Monat!‘

    Dieser Artikel schildert die Erfahrungen eines Steuerberaters, der sich dem Thema Selberbuchen von Beginn an nicht verschlossen hat.

    1. Qualität sinkt, Risiko steigt

    Ich erinnere mich noch gut, wie vor ca. vier bis fünf Jahren fast im Wochentakt neue Online-Buchhaltungs-Tools auf den Markt kamen. Als verhältnismäßig junger und mit Technik und Internet aufgewachsener Steuerberater stand ich dem Thema neugierig und offen gegenüber. Das tue ich auch nach wie vor, schließlich wollen wir in unserer Kanzlei keine Möglichkeit auslassen, die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten zu verbessern. Dazu gehört natürlich auch, gemeinsam mit dem Mandanten die optimale Lösung für seine Buchhaltung zu finden. Aber…

    Im Laufe der Jahre musste ich feststellen, dass in der Mehrzahl der Fälle die selbst erstellten Buchhaltungen mit Fehlern durchsetzt sind. In Einzelfällen waren die Buchhaltungsdaten sogar derart unbrauchbar, dass die Buchhaltung neu erstellt werden musste, denn eines muss klar sein:

    Es ist niemandem geholfen, wenn die Buchhaltung im Ergebnis nicht die tatsächliche wirtschaftliche Situation der Unternehmung darstellt oder nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

    Was hilft es also, ein paar hundert Euro bei der Buchhaltung zu sparen, wenn die Betriebsprüfung die Buchhaltung zerlegt und infolgedessen Steuernachzahlungen und Bußgelder drohen. Auch der Steuerberater, der spätestens im Falle einer Prüfung hinzugezogen wird, wird ein hohes Honorar fordern, wenn er im Rahmen der Prüfungsbegleitung versucht zu retten, was noch zu retten ist. Im Extremfall droht sogar der Vorwurf der Steuerhinterziehung, denn auch im Steuerstrafrecht gilt grundsätzlich „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“.

    Natürlich gibt es auch Fälle, in denen die Sache mit dem Selberbuchen gut funktioniert. Ein Informatiker beispielsweise, der als Freelancer ein paar wenige Rechnungen im Monat an seine Auftraggeber stellt und dessen Ausgaben sich meist in Grenzen halten, kann seine Buchhaltung mit einem Online-Tool durchaus selber vorbereiten. Voraussetzung dafür ist aber die Bereitschaft, sich dem Thema grundsätzlich anzunehmen, also ein Grundverständnis für die Materie zu entwickeln und ein kleines Buchhaltungswissen aufzubauen. Dabei kann natürlich auch der Steuerberater helfen. „Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“ geht es aber eben doch nicht, das ist nach meiner Erfahrung zum Scheitern verurteilt.

    Sobald es über das Erfassen von einfachsten Belegen hinausgeht schnellt die Fehlerwahrscheinlichkeit steil nach oben. Bei den zunehmend häufiger vorkommenden grenzüberschreitenden Sachverhalten (Reverse Charge, Drittland-Umsätze) sind Fehlbuchungen im Grunde garantiert. Oftmals scheitert es bereits daran, einen Auslandssachverhalt als solchen überhaupt zu erkennen (Stichwort „ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“).

    Mit nur wenigen Klicks zur strafbewährten Steuerverkürzung.

    Weitere häufige Buchungsfehler bei Selbstbuchern sind z.B.

    • Erfassung von Krankenkassenbeiträgen als Betriebsausgabe,
    • unberechtigter Vorsteuerabzug (unvollständige oder falsche Rechnungen, Porto, Versicherungen),
    • Verwendung falscher Buchhaltungskonten (in den vorgenannten Tools z.B. auch „Kategorien“ genannt),
    • Vermischung von privaten und betrieblichen Ausgaben.

    Bei Kapital- oder Personengesellschaften kommt verschärfend hinzu, dass die Buchhaltungstools hierfür häufig ungeeignet sind. Damit der User smart, easy und schnell das Programm bedienen kann, werden die buchhalterischen Erfassungsmöglichkeiten in aller Regel stark vereinfacht. Folglich fehlen erforderliche Buchhaltungsfunktionen, sodass eine vollständige und korrekte Verbuchung für GbRs, OHGs, UGs oder GmbHs bereits technisch gar nicht möglich ist. Die mühsame und aufwendige Korrektur obliegt dann dem Steuerberater, mit entsprechendem Kostenaufwand.

    Die steuerlich komplexen Personen- und Kapitalgesellschaften lassen sich mit vereinfachenden Online-Tools buchhalterisch kaum abbilden.

    Bei den zunehmenden gesetzlichen Anforderungen an Buchhaltungsdaten ist damit leider relativ schnell der Punkt erreicht, an dem die Vorgaben nicht mehr als erfüllt angesehen werden können. Jedem Selbstbucher muss diesbezüglich bewusst sein, dass die damit verbundenen Risiken allein bei ihm liegen, denn insbesondere als Selbstbucher ist der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung alleine verantwortlich. Die Digitalisierung findet außerdem auch in der Finanzverwaltung statt: Betriebsprüfer stürzen sich vermehrt auf die Buchhaltungsdaten, anstatt Belegordner durchzublättern.

    „Für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.“
    (Bundesministerium der Finanzen)

    Sicherlich wird der Steuerberater im Rahmen der Weiterverarbeitung der Buchhaltungsdaten noch einige Fehler identifizieren und korrigieren können, eine Überprüfung jeder einzelnen Buchung ist in der Regel aber nicht Teil des Auftrages (siehe dazu auch unser kürzlich entworfenes „Merkblatt für selbstbuchende Mandanten“).

    2. Kostenersparnis

    Nicht selten steht hinter dem Wunsch, die Buchhaltung selber zu erstellen, auch die Hoffnung auf eine Kostenersparnis. Die Praxis hat hier gezeigt, dass diese Hoffnung nur dann berechtigt ist, wenn die generierten Buchhaltungsdaten wirklich gut sind und sich daraus mit überschaubarem Aufwand die steuerliche Gewinnermittlung erstellen lässt, welche wiederum Grundlage für die Steuererklärungen ist. Sind die Buchhaltungsdaten mangelhaft und mit Fehlern durchsetzt, nimmt die nachträgliche Korrektur häufig mehr Zeit in Anspruch, als wenn gelernte Buchhalter oder Steuerfachangestellte die Buchhaltung erstellt hätten. Außerdem leidet in solchen Fällen fast immer die Qualität, da bei einer Korrektur  kaum mehr ein Ergebnis zu erreichen ist, welches mit einer von Beginn an ordentlich geführten Buchhaltung qualitativ vergleichbar ist.

    3. Fazit

    Selberbuchen kann klappen, muss aber nicht. Nicht selten schaffen sich die Steuerpflichtigen dadurch Risiken, die vermeidbar wären, wenn die Buchhaltung von gelernten Profis erstellt wird. Zumal es mittlerweile brauchbare Alternativen gibt, um mit dem Steuerberater online und digital zusammenzuarbeiten. Die Plattform „Unternehmen Online“ der DATEV (kurz „DUO“) ermöglicht es beispielsweise, dass Steuerberater und Mandant in der Cloud wie folgt zusammenarbeiten:

    • Der Unternehmer verwaltet und erstellt in „DUO“ Angebote und Rechnungen, außerdem lädt er seine Belege hoch.
    • Der Steuerberater ruft sämtliche Belege digital ab und verbucht sie ordnungsgemäß. Dabei wird er z.B. durch eine Texterkennungsfunktion unterstützt.
    • Auswertungen wie die BWA oder Kontenblätter werden dem Unternehmer nach Fertigstellung der Buchhaltung in „DUO“ zur Verfügung gestellt.

    So macht also jeder das, was er kann.

    Nach wie vor befinden wir uns aber in einer Übergangsphase, keine Lösung ist perfekt und der Umbau der Buchhaltungsprozesse im Rahmen der Digitalisierung ist „work in progess“. So hat z.B. die erwähnte Plattform der DATEV in Bezug auf die Usability im Vergleich zu anderen Tools definitiv noch Luft nach oben. Aus Sicht eines Steuerberaters ist aber der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung immer die höchste Priorität beizumessen. Schließlich ist es Teil unserer Aufgabe, unsere Mandanten vor steuerlichen Risiken bestmöglich zu schützen. Das ziel muss also lauten:

    Gemeinsam mit dem Mandanten die beste Lösung für seine Unternehmung suchen.

    Möglichkeiten gibt es heute viele und manche Dinge müssen nach dem Prinzip „trial & error“ auch einfach mal ausprobiert werden.

     


  • Online-Buchhaltungssysteme im Vergleich

    Online-Buchhaltungssysteme im Vergleich

    Sowohl Start-Ups als auch ein paar alte Hasen im Bereich der Buchhaltungssoftware haben das Thema „Online-Buchhaltung“ für sich entdeckt und bringen diesen Markt derzeit ordentlich in Bewegung. Warum auch nicht, ist doch Buchhaltung zumindest technisch gesehen Datenverarbeitung in Reinform und bietet sich für ein cloud-basiertes Geschäftsmodell geradezu an. Die Konkurrenz nimmt rasant zu und einen Platzhirsch gibt es noch nicht, Folge: Im Rennen um das beste Angebot werden die Lösungen immer besser und nutzerfreundlicher. Der folgende Artikel vergleicht ausgewählte Anbieter und stellt sie vor.

    Lexoffice

    Lexoffice entstammt der HAUFE-Gruppe, die bereits seit Jahren Produkte und Dienste in den Bereichen betriebliches Rechnungswesen, Buchhaltung und Unternehmenssteuerung anbietet. Von daher darf vermuten, dass dieser Anbieter über die größte Erfahrung auf dem Gebiet verfügt. Dementsprechend positiv fällt auch Lexoffice in der ersten Betrachtung auf: Die Oberfläche ist übersichtlich und freundlich, das Paket ist keinesfalls überladen und bietet alles, was eine einfache Buchhaltung benötigt. Wer es mag, kann sogar mit einer zugehörigen App Belege abfotografieren und zur späteren Verarbeitung hochladen. Hier ist aber Vorsicht geboten: Das Hochladen der Belege scheint mir auf den ersten Blick nicht die Anforderungen an ein „ersetzendes Scannen“ zu erfüllen, die Belege müssen also weiterhin im Original aufbewahrt werden.

    Als Nachteil zeichnete sich anfangs ab, dass Einnahmen nur erfasst werden können, wenn die zugehörige Rechnung in Lexoffice erstellt wird. Da viele Selbständige aber ihre Rechnungen z.B. aus Gründen des Designs („everything is marketing“) in anderen Programmen erstellen, würde dies doppelte Arbeit zur Folge haben. Auf eine Anfrage hin hat der Anbieter allerdings innerhalb von 24 Stunden reagiert (+Punkt) und mittlerweile scheint es auch möglich, Einnahmen direkt zu erfassen.

    Zuletzt fällt positiv auf, dass diverse Möglichkeiten zum Export der Daten angeboten werden. Insbesondere die Tatsache, dass die Buchungsdaten im DATEV-Format ausgegeben werden können, wird den Steuerberater freuen.

    Kosten: EUR 4,90 / EUR 9,90 / EUR 12,90 pro Monat

    Webseite: www.lexoffice.de

    freeFIBU

    freeFibu ist bereits etwas länger am Markt und beim näheren Hinsehen fällt auf, dass die Entwicklung von einer Steuerkanzlei in Düsseldorf betrieben wurde, sodass man auch hier davon ausgehen kann, dass der Anbieter weiß, wovon er redet. Die Oberfläche ist ebenfalls benutzerfreundlich gestaltet, wenn auch nicht derart schlicht wie beim Konkurrenzprodukt Lexoffice. Allerdings, wirklich „free“ ist FreeFibu nur in einer abgespeckten Variante, welche zum Beispiel keine Exportmöglichkeiten für DATEV bietet (die Software, die die meisten Steuerberater in diesem Lande verwenden). Der DATEV-Export im „kostenlosen“ FreeFibu kostet dann nämlich EUR 120,00. In den kostenpflichtigen Paketen hingegen ist sogar ein wenig Steuerberatung (20 bis 100 Minuten) sowie evtl. auch die Jahresabschlusserstellung inbegriffen – das bietet bisher kein Mitbewerber.

    Kosten: EUR 0,00 / EUR 25,00 / EUR 30,00 / EUR 40,00 pro Monat

    Webseite: www.freefibu.de

    Fastbill

    Hinter Fastbill vermutet man zunächst nur eine Lösung zur Rechnungsstellung und Rechnungsüberwachung. Vielleicht war das anfangs auch so, mittlerweile lassen sich aber auch Ausgaben erfassen. Das Tool bedient sich nahezu wie von selbst, ohne große Vorkenntnisse oder Einarbeitungszeiten lassen sich die Funktionen schnell und intuitiv nutzen. Gut gestaltete Auswertungen zum aktuellen Finanzstatus runden das Angebot ab.

    Hervorzuheben ist bei FastBill die Anbindung an paypal. Der Kunde kann eine Rechnung über den berühmten Zahlungsweg begleichen.

    Schwer vermisst wird hingegen die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus dem Programm erstellen und übermitteln zu können. Ebenso sind die Export-Möglichkeiten recht eingeschränkt.

    Kosten: EUR 5,00 / EUR 19,00 / EUR 49,00 pro Monat

    Webseite: www.fastbill.com

    Bookamat

    Auch der „Bookamat“ macht zunächst einen guten Eindruck, allerdings teilte das Unternehmen kürzlich mit, dass in Deutschland für 2015 keine neuen Jahrespakete mehr angeboten werden können. Grund hierfür sei, dass die Nutzerzahlen in Deutschland „deutlich hinter den Erwartungen zurückgeblieben sind“. Damit bleibt das Angebot nur noch für unsere österreichischen Nachbarn interessant.

    e-conomic

    Die Online-Buchhaltungslösung von e-conomic erinnert doch sehr an klassische Buchhaltungsprogramme und scheint von daher eher eine Lösung für ein wenig erfahrenere Buchhalter zu sein. Spätestens wenn der klassische Freiberufler in der Buchungsmaske nach Konto und Gegenkonto gefragt wird, vergeht im vielleicht die Lust am Buchhalten. In Punkte Layout,  Design und Nutzerfreundlichkeit sind die Mitbewerber außerdem deutlich weiter, dafür gibt es aber eine Zertifizierung von KPMG.

    Kosten: EUR 10,00 / EUR 20,00 / EUR 40,00 pro Monat

    Webseite: www.e-conomic.de

    FAZIT

    Es gibt eine Vielzahl von Anbietern und dabei scheint es DIE Lösung nicht zu geben. Alle Produkte bieten aber kostenfreie Testzugänge, weshalb ich empfehle: einfach ausprobieren. Die wesentlichen Funktionen, die eine Online-Buchhaltungssoftware aber auf jeden Fall bieten sollte, sind aus meiner Sicht:

    • Erfassung von Einnahmen UND Ausgaben
    • Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus dem Programm heraus (Schnittstelle zu Elster)
    • Guter Datenexport (insbesondere DATEV)
    • Aktuelle Übersicht Einnahmen-Ausgaben / Finanzstatus