Anlässlich des anstehenden Workshops „Buchhaltung & Steuern“ im Rahmen der Betahaus Academy in Hamburg wurde ich gebeten, im Vorwege einmal meine „fünf heißen Tipps für die Buchhaltung  des Selbständigen“ darzulegen. Hier sind sie:

Get organized!

Wenn man gut organisiert ist, ist die halbe Arbeit schon getan. Anstatt deine Belege, Quittungen, Rechnungen und was sonst noch für Buchhaltung und Steuern notwendig ist überall rumfliegen zu lassen, legst du am besten ein Ort fest, wo du die Unterlagen immer sofort ablegen kannst. Dann ist es am Monats-, Quartals- oder Jahresende deutlich leichter, die Buchhaltung zu erstellen und der Grund, weshalb die allermeisten die Sache ewig vor sich herschieben, entfällt.

Also, lege deine Steuer-INBOX fest und – ProTipp – unterteile sie am besten gleich in „Einnahmen“, „Ausgaben“, „Kontoauszüge“ und „Sonstiges“.

Suche dir ein Buchhaltungs-Tool, dass zu dir passt

Mittlerweile gibt es unzählige Online- und Offline-Tools, mit den kleine bis mittelgroße Buchhaltungen gemacht werden können. Die gute alte Excel-Buchhaltung ist aus der Mode gekommen und entspricht auch nicht mehr den Anforderungen der Finanzverwaltung. Tools wie LexOffice oder Debitoor haben außerdem den Vorteil, dass die Umsatzsteuervoranmeldung mit wenigen Klicks erledigt werden kann, sobald die Belege erfasst sind.

Also, schau und höre dich ein wenig um und entscheide dich für ein Buchhaltungs-Tool. ProTipp: Spreche dich diesbezüglich mit deinem Steuerberater ab, damit dieser mit den Buchhaltungsdaten später auch arbeiten kann. Und damit wären wir auch schon beim Tipp Nr. 3…

Verbünde dich mit einem Steuerberater

Selbst wer hoch motiviert ist, das Thema Steuern und Buchhaltung alleine in den Griff zu bekommen, sollte sich einen Steuerberater ins Team holen. Moderne Berater bieten mittlerweile verschiedene Kooperationsmodelle an, vom „Rundum-Sorglos-Paket“ oder dem ausschließlichen Experten-Rat in schwierigen Fällen ist alles möglich. Aber bei der Abwicklung von Auslandsumsätzen oder anderen Fragen solltest du dich keinesfalls auf das gefährliche Halbwissen im Netz verlassen. Und ganz nebenbei hast du mit einem Steuerberater für die Abgabe der Steuererklärungen auch gleich 7 Monate mehr Zeit!

Halte dich an die Fristen

Wer regelmäßig Steuererklärungen und Voranmeldungen verspätet einreicht oder Zahlungen verspätet leistet, erhöht die Chancen auf eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt deutlich. Also: Be in time!

Lege dir ein Geschäftskonto an

Als Freiberufler ist man nicht verpflichtet, ein eigenes Bankkonto für die selbständige Tätigkeit anzulegen. Ich empfehle aber dennoch in der Buchhaltung Privates und Berufliches zu trennen. Zum einen macht es einem die Buchhaltungsarbeit leichter und übersichtlicher, zum anderen kann das Finanzamt im Falle einer Prüfung Einsicht in alle geschäftlich genutzten Konten verlangen. Und wer möchte schon sein gesamten Privatausgaben vor dem Finanzamt ausbreiten?