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Schlagwort: steuerberater

  • Buchhaltung? Mach ich selber!

    Buchhaltung? Mach ich selber!

    Selber buchen liegt im Trend. Online Tools wie Lexoffice, Debitoor, SevDesk, Fastbill oder Candis versprechen Großes:

    • „Rechnungen schreiben in unter einer Minute“ (Debitoor)
    • „Meine Buchhaltung macht sich von allein“ (LexOffice, Haufe)
    • „Schnell & Einfach – Du brauchst weder Schulungen, noch Experten. Leg einfach los.“ (FastBill)
    • „Mit sevDesk kannst du die Buchhaltung einfach selber machen – Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“ (sevdesk)
    • „Sparen Sie bis zu 80% Ihrer Arbeitszeit“ (Candis)

    Ist es nun wirklich alles so „smart, easy, schnell und einfach“? Bekommt der Steuerpflichtige wirklich und endlich „mehr Kontrolle über seine Zahlen“? Oder handelt es sich bei den genannten Versprechen schlichtweg um mehr oder weniger gutes Marketing?

    Buchhaltung endlich ‚Smart, easy, schnell und einfach – für nur 10 EUR im Monat!‘

    Dieser Artikel schildert die Erfahrungen eines Steuerberaters, der sich dem Thema Selberbuchen von Beginn an nicht verschlossen hat.

    1. Qualität sinkt, Risiko steigt

    Ich erinnere mich noch gut, wie vor ca. vier bis fünf Jahren fast im Wochentakt neue Online-Buchhaltungs-Tools auf den Markt kamen. Als verhältnismäßig junger und mit Technik und Internet aufgewachsener Steuerberater stand ich dem Thema neugierig und offen gegenüber. Das tue ich auch nach wie vor, schließlich wollen wir in unserer Kanzlei keine Möglichkeit auslassen, die Zusammenarbeit mit unseren Mandanten zu verbessern. Dazu gehört natürlich auch, gemeinsam mit dem Mandanten die optimale Lösung für seine Buchhaltung zu finden. Aber…

    Im Laufe der Jahre musste ich feststellen, dass in der Mehrzahl der Fälle die selbst erstellten Buchhaltungen mit Fehlern durchsetzt sind. In Einzelfällen waren die Buchhaltungsdaten sogar derart unbrauchbar, dass die Buchhaltung neu erstellt werden musste, denn eines muss klar sein:

    Es ist niemandem geholfen, wenn die Buchhaltung im Ergebnis nicht die tatsächliche wirtschaftliche Situation der Unternehmung darstellt oder nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

    Was hilft es also, ein paar hundert Euro bei der Buchhaltung zu sparen, wenn die Betriebsprüfung die Buchhaltung zerlegt und infolgedessen Steuernachzahlungen und Bußgelder drohen. Auch der Steuerberater, der spätestens im Falle einer Prüfung hinzugezogen wird, wird ein hohes Honorar fordern, wenn er im Rahmen der Prüfungsbegleitung versucht zu retten, was noch zu retten ist. Im Extremfall droht sogar der Vorwurf der Steuerhinterziehung, denn auch im Steuerstrafrecht gilt grundsätzlich „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“.

    Natürlich gibt es auch Fälle, in denen die Sache mit dem Selberbuchen gut funktioniert. Ein Informatiker beispielsweise, der als Freelancer ein paar wenige Rechnungen im Monat an seine Auftraggeber stellt und dessen Ausgaben sich meist in Grenzen halten, kann seine Buchhaltung mit einem Online-Tool durchaus selber vorbereiten. Voraussetzung dafür ist aber die Bereitschaft, sich dem Thema grundsätzlich anzunehmen, also ein Grundverständnis für die Materie zu entwickeln und ein kleines Buchhaltungswissen aufzubauen. Dabei kann natürlich auch der Steuerberater helfen. „Ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“ geht es aber eben doch nicht, das ist nach meiner Erfahrung zum Scheitern verurteilt.

    Sobald es über das Erfassen von einfachsten Belegen hinausgeht schnellt die Fehlerwahrscheinlichkeit steil nach oben. Bei den zunehmend häufiger vorkommenden grenzüberschreitenden Sachverhalten (Reverse Charge, Drittland-Umsätze) sind Fehlbuchungen im Grunde garantiert. Oftmals scheitert es bereits daran, einen Auslandssachverhalt als solchen überhaupt zu erkennen (Stichwort „ganz ohne Buchhaltungskenntnisse“).

    Mit nur wenigen Klicks zur strafbewährten Steuerverkürzung.

    Weitere häufige Buchungsfehler bei Selbstbuchern sind z.B.

    • Erfassung von Krankenkassenbeiträgen als Betriebsausgabe,
    • unberechtigter Vorsteuerabzug (unvollständige oder falsche Rechnungen, Porto, Versicherungen),
    • Verwendung falscher Buchhaltungskonten (in den vorgenannten Tools z.B. auch „Kategorien“ genannt),
    • Vermischung von privaten und betrieblichen Ausgaben.

    Bei Kapital- oder Personengesellschaften kommt verschärfend hinzu, dass die Buchhaltungstools hierfür häufig ungeeignet sind. Damit der User smart, easy und schnell das Programm bedienen kann, werden die buchhalterischen Erfassungsmöglichkeiten in aller Regel stark vereinfacht. Folglich fehlen erforderliche Buchhaltungsfunktionen, sodass eine vollständige und korrekte Verbuchung für GbRs, OHGs, UGs oder GmbHs bereits technisch gar nicht möglich ist. Die mühsame und aufwendige Korrektur obliegt dann dem Steuerberater, mit entsprechendem Kostenaufwand.

    Die steuerlich komplexen Personen- und Kapitalgesellschaften lassen sich mit vereinfachenden Online-Tools buchhalterisch kaum abbilden.

    Bei den zunehmenden gesetzlichen Anforderungen an Buchhaltungsdaten ist damit leider relativ schnell der Punkt erreicht, an dem die Vorgaben nicht mehr als erfüllt angesehen werden können. Jedem Selbstbucher muss diesbezüglich bewusst sein, dass die damit verbundenen Risiken allein bei ihm liegen, denn insbesondere als Selbstbucher ist der Steuerpflichtige für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung alleine verantwortlich. Die Digitalisierung findet außerdem auch in der Finanzverwaltung statt: Betriebsprüfer stürzen sich vermehrt auf die Buchhaltungsdaten, anstatt Belegordner durchzublättern.

    „Für die Ordnungsmäßigkeit der Bücher und Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.“
    (Bundesministerium der Finanzen)

    Sicherlich wird der Steuerberater im Rahmen der Weiterverarbeitung der Buchhaltungsdaten noch einige Fehler identifizieren und korrigieren können, eine Überprüfung jeder einzelnen Buchung ist in der Regel aber nicht Teil des Auftrages (siehe dazu auch unser kürzlich entworfenes „Merkblatt für selbstbuchende Mandanten“).

    2. Kostenersparnis

    Nicht selten steht hinter dem Wunsch, die Buchhaltung selber zu erstellen, auch die Hoffnung auf eine Kostenersparnis. Die Praxis hat hier gezeigt, dass diese Hoffnung nur dann berechtigt ist, wenn die generierten Buchhaltungsdaten wirklich gut sind und sich daraus mit überschaubarem Aufwand die steuerliche Gewinnermittlung erstellen lässt, welche wiederum Grundlage für die Steuererklärungen ist. Sind die Buchhaltungsdaten mangelhaft und mit Fehlern durchsetzt, nimmt die nachträgliche Korrektur häufig mehr Zeit in Anspruch, als wenn gelernte Buchhalter oder Steuerfachangestellte die Buchhaltung erstellt hätten. Außerdem leidet in solchen Fällen fast immer die Qualität, da bei einer Korrektur  kaum mehr ein Ergebnis zu erreichen ist, welches mit einer von Beginn an ordentlich geführten Buchhaltung qualitativ vergleichbar ist.

    3. Fazit

    Selberbuchen kann klappen, muss aber nicht. Nicht selten schaffen sich die Steuerpflichtigen dadurch Risiken, die vermeidbar wären, wenn die Buchhaltung von gelernten Profis erstellt wird. Zumal es mittlerweile brauchbare Alternativen gibt, um mit dem Steuerberater online und digital zusammenzuarbeiten. Die Plattform „Unternehmen Online“ der DATEV (kurz „DUO“) ermöglicht es beispielsweise, dass Steuerberater und Mandant in der Cloud wie folgt zusammenarbeiten:

    • Der Unternehmer verwaltet und erstellt in „DUO“ Angebote und Rechnungen, außerdem lädt er seine Belege hoch.
    • Der Steuerberater ruft sämtliche Belege digital ab und verbucht sie ordnungsgemäß. Dabei wird er z.B. durch eine Texterkennungsfunktion unterstützt.
    • Auswertungen wie die BWA oder Kontenblätter werden dem Unternehmer nach Fertigstellung der Buchhaltung in „DUO“ zur Verfügung gestellt.

    So macht also jeder das, was er kann.

    Nach wie vor befinden wir uns aber in einer Übergangsphase, keine Lösung ist perfekt und der Umbau der Buchhaltungsprozesse im Rahmen der Digitalisierung ist „work in progess“. So hat z.B. die erwähnte Plattform der DATEV in Bezug auf die Usability im Vergleich zu anderen Tools definitiv noch Luft nach oben. Aus Sicht eines Steuerberaters ist aber der Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung immer die höchste Priorität beizumessen. Schließlich ist es Teil unserer Aufgabe, unsere Mandanten vor steuerlichen Risiken bestmöglich zu schützen. Das ziel muss also lauten:

    Gemeinsam mit dem Mandanten die beste Lösung für seine Unternehmung suchen.

    Möglichkeiten gibt es heute viele und manche Dinge müssen nach dem Prinzip „trial & error“ auch einfach mal ausprobiert werden.

     

  • Was ändert sich 2017?

    Was ändert sich 2017?

    Vielleicht liegt es an den zahlreichen Krisen in der Welt, vielleicht auch an der großen Koalition, die sich häufig nur auf den kleinsten gemeinsamen Nenner einigen kann. Auffällig ist jedenfalls, dass sich die steuerlichen Änderungen in einem angemessenen Rahmen halten. Anstatt eine große Gesetzesreform nach der anderen durch den Bundestag zu jagen wie es noch vor ein paar Jahren der Fall war, werden eher punktuelle Änderungen an den Steuergesetzen vorgenommen. Für uns Steuerberater eine gute Sache, da uns etwas mehr Luft bleibt, die Änderungen zu verarbeiten. Was also ändert sich ab 2017?

    Verlustvorträge bei Kapitalgesellschaften

    VerlusteWenn bei Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG) 50% der Anteile den Besitzer wechseln führte dies bisher dazu, dass entstandene steuerliche Verlustvorträge vollständig untergehen. Insbesondere für Start-Ups stellt dies ein Problem dar, weil oftmals in den Anfangsjahren nur Verluste erzielt werden und Anteilseignerwechsel aber einen wesentlichen Bestandteil der Finanzierung ausmachen. Eine derzeit im Entwurf befindliche Gesetzesänderung soll die Fortführung der Verlustvorträge bei wesentlichen Änderungen im Gesellschafterbestand in Ausnahmen nun dennoch ermöglichen, so z.B. wenn das Geschäft drei Jahre unverändert fortgeführt wird und weitere steuerrechtliche Besonderheiten beachtet werden. Die Änderung soll bereits rückwirkend ab dem 1. Januar 2016 greifen.

    Erbschaftsteuerreform

    Das Bundesverfassungsgericht hatte mit dem Urteil vom 17. Dezember 2014 (Az. 1 BvL 21/12) die Regierung aufgefordert, Änderungen am Erbschaftsteuergesetz vorzunehmen, um dessen Verfassungsmäßigkeit herzustellen. Kurz vor knapp konnte man sich dann politisch auf neue Lösungen einigen, die rückwirkend ab dem 1. Juli 2016 gelten sollen. Die Änderungen betreffen insbesondere die Verschenkung oder Vererbung von Unternehmen (Betriebsvermögen). Diese Vermögensübertragungen können zwar weiterhin vollständig oder zu 85 % ohne Belastung mit Erbschaft- oder Schenkungsteuer erfolgen, die Voraussetzungen hierfür wurden aber enger gefasst. Beispielsweise war es bisher unschädlich, wenn das Unternehmen bis zu 50 % nicht unternehmensnotwendiges Verwaltungsvermögen besaß. Somit konnte nicht begünstigtes Vermögen über den Umweg einer Unternehmensübertragung von der Erbschaftsteuer freigehalten werden. Diese Grenze wurde nunmehr auf 20% herabgesetzt.

    Auslandskonten

    Für 2016 werden ausländische Banken den deutschen Finanzämtern erstmals jährliche Meldungen über Kapitalerträge für in Deutschland ansässige Personen erteilen. Übermittelt werden:

    • Kapitalerträge
    • Veräußerungserlöse
    • Konto- und Depotbestand zum Jahresende

    Datenaustausch

    Jahressteuerbescheinigung über Kapitalerträge

    Ab dem Jahr 2017 müssen die Steuerbescheinigungen der Banken über die Kapitalerträge nicht mehr im Original bei dem Finanzamt eingereicht werden, sondern nur in Ausnahmefällen, wenn das Finanzamt die Vorlage der Originalbescheinigung verlangt. Dementsprechend ist es vorerst auch ausreichend, wenn die Banken die Bescheinigung dem Kunden nur elektronisch zur Verfügung stellen.

    Elektronische Registrierkassen

    Ab dem 1. Januar 2017 müssen elektronische Registrierkassen die Einzelumsätze („Journaldaten“) elektronisch speichern können. Voraussichtlich ab dem 1. Januar 2020 werden zusätzlich elektronische und zertifizierte Sicherungseinrichtungen verpflichtend. Erfüllt die Kasse die Anforderungen nicht, drohen neuerdings Bußgelder bis zu einem Betrag von EUR 25.000,00.

    Elektroautos

    eautoElektroautos sind seit dem 1. Januar 2016 für fünf Jahre von der Kfz-Steuer befreit. Für alle bis zum 31. Dezember 2020 erworbenen Elektroautos wird die Kfz-Steuerbefreiung auf zehn Jahre verlängert.

  • Richtig Rechnungen schreiben

    Richtig Rechnungen schreiben

    Man sollte meinen das Thema „Wie schreibe ich richtig eine Rechnung“ ist kalter Kaffee. Gleichwohl tauchen falsche oder nicht vollständige Rechnungen immer noch regelmäßig auf. Bestenfalls bemerkt es noch der Buchhalter, im schlechteren Fall freut sich der Prüfer vom Finanzamt über ein „steuerliches Mehrergebnis“. Die häufigsten Fehlerquellen sind nach meiner Erfahrung:

    1. Unwissenheit über die gesetzlichen Anforderungen
    2. „Ich hab das nur schnell mal gegoogelt.“

    Das Problem: Bei einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung darf der Rechnungsempfänger nicht die Vorsteuer (also die Umsatzsteuer) aus der Rechnung geltend machen. Dabei ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Rechnung gar nicht so schwer. Die folgende Checkliste listet auf, welche Angaben eine Rechnung unbedingt enthalten muss.

    Checkliste Rechnungsangaben

    [  ] Name, Anschrift und Steuernummer des Leistenden

    Wahlweise kann die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID-Nummer angegebene werden. Sofern eine Umsatzsteuer-ID-Nummer vorhanden ist, empfiehlt es sich immer, diese auf Rechnungen zu verwenden.

    [  ] Name und Anschrift des Leistungsempfängers
    [  ] Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
    [  ] Rechnungsdatum
    [  ] Leistungsdatum

    Auf der Rechnung ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung anzugeben. Die Angabe des Monats ist ausreichend.

    [  ] Leistungsbeschreibung

    Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder Angabe von Art und Menge der gelieferten Waren.

    [  ] Nettorechnungsbetrag

    Sofern auf einer Rechnungen Positionen vorhanden sind, die umsatzsteuerlich unterschiedlich zu behandeln sind (Steuerbefreiungen, unterschiedliche Steuersätze) sind die Nettosummen getrennt anzugeben.

    [  ] Steuersatz (7 % oder 19%) und Steuerbetrag
    [  ] Gesamtrechnungsbetrag (Brutto-Summe)
    [  ] Gegebenenfalls besondere Hinweise

    Kleinunternehmer müssen auf der Rechnung z.B. den Hinweis platzieren „Kein Ausweis der Umsatzsteuer wg. § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Bei steuerfreien Umsätzen ist außerdem die entsprechende Vorschrift anzugeben. Wer Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringt muss ferner einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers geben.

    Mustervorlagen / Downloads

    • Checkliste Rechnungsangaben (pdf)
    • Rechnung Kleinunternehmer (pdf / word)
    • Rechnung nicht Kleinunternehmer (pdf / word)

    Besonderheiten bei Leistungen über die Grenze

    Bei Lieferungen oder Leistungen über die Landesgrenze hinweg gibt es verschiedenste Besonderheiten zu beachten und es empfiehlt sich hier immer, den Steuerberater zu konsultieren. Zwei Fälle aus dem Bereich der Dienstleistungen sollen dennoch kurz dargestellt werden.

    Fall 1 – Dienstleistungen an einen Kunden im EU-Ausland

    d_eu

    Wer eine Dienstleistungen an einen Kunden im europäischen Ausland erbringt, kann (und sollte) diese Leistung ohne Umsatzsteuer abrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass der Kunde ein Unternehmer und damit keine Privatperson ist. Der Rechnungsaussteller muss dies im Zweifel auch nachweisen können. Der Nachweis erfolgt über die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden, welche er sich von dem Kunden einmal mitteilen lassen sollte. Beim Bundeszentralamt für Steuern kann die Nummer sodann online kostenfrei auf Richtigkeit und Aktualität geprüft werden.

    Ist die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden vorhanden und geprüft, sollte die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Auf der Rechnung ist dann Folgendes zusätzlich anzugeben:

    • Die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden
    • Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse Charge“

    Fall 2 – Dienstleistung an einen Kunden im nicht europäischen Ausland

    d_nichteu

    Bei einer Dienstleistungen gegenüber einem Kunden im nicht europäischen Ausland (sogenanntes „Drittland“) kann ebenfalls auf die Berechnung von Umsatzsteuer verzichtet werden, sofern es sich nachweislich um einen Unternehmer handelt, für den die Leistung erbracht wird. Als Nicht-EU-Unternehmer wird er allerdings keine Umsatzsteuer-ID-Nummer haben, sodass dieser Teil abweichend von Fall 1 entfällt. Auf der Rechnung ist allerdings der Hinweis anzuführen: „nicht im Inland steuerbare Leistung“.

    ACHTUNG: Sowohl im Fall 1 als auch im Fall 2 kann es Ausnahmen geben, die zu einer anderen Lösung führen. Bei Auslandsumsätzen empfiehlt sich daher immer die Rücksprache mit dem Steuerberater.

  • Abrechnungen von Auslagen

    Abrechnungen von Auslagen

    Für die Abrechnung von Auslagen gegenüber Kunden haben sich in der Praxis zwei Methoden durchgesetzt. Entweder werden die Auslagen in der Rechnung als eigene Rechnungsposition aufgenommen und weiterberechnet, oder der Kunde bekommt die Originalbelege (Taxi, Bahnfahrten, usw.) und wird um Erstattung der Beträge gebeten. Genauer wurden die beiden Wege bereits in diesem Artikel auf der Steuerwelle erläutert.

    Streng genommen gibt es nach der Auffassung der Finanzverwaltung allerdings oftmals nur eine Möglichkeit, wie Auslagen abzurechnen sind. Nach Ansicht der Finanzverwaltung setzt die Behandlung als durchlaufenden Posten (Weitergabe der Originalbelege an den Kunden) voraus, dass Leistungsempfänger (im Bild „K“ – Kunde) und Leistender (im Bild „DB“ – z.B. Deutsche Bahn) sich kennen. Diese Voraussetzung ist häufig nicht erfüllt, denn woher soll der Taxifahrer oder die Deutsche Bahn wissen, dass die Leistungen tatsächlich nicht für den Fahrgast erbracht wurden, sondern dieser nur im Auftrag von dessen Kunden gefahren wurde.

    Die Finanzverwaltung beschreibt sagt dazu Folgendes (Abschnitt 10.4 UStAE):

    „Durchlaufende Posten (…) liegen vor, wenn der Unternehmer, der die Beträge vereinnahmt und verauslagt, im Zahlungsverkehr lediglich die Funktion einer Mittelsperson ausübt, ohne selbst einen Anspruch auf den Betrag gegen den Leistenden zu haben und auch nicht zur Zahlung an den Empfänger verpflichtet zu sein. (…) Es ist (…) erforderlich, dass zwischen dem Zahlungsverpflichteten und dem, der Anspruch auf die Zahlung hat (Zahlungsempfänger), unmittelbare Rechtsbeziehungen bestehen (…).“

    … und weiter …

    „Unmittelbare Rechtsbeziehungen setzen voraus, dass der Zahlungsverpflichtete und der Zahlungsempfänger jeweils den Namen des anderen und die Höhe des gezahlten Betrags erfahren (…).“

    Damit ist bei der Weiterberechnung von Auslagen grundsätzlich zu empfehlen, die Kosten nach Möglichkeit dem Kunden als eigene Kostenposition in Rechnung zu stellen und auf die Weitergabe der Originalbelege („durchlaufende Posten“) zu verzichten. Sofern der Kunde auf einen Nachweis der Aufwendungen besteht, können Kopien der entsprechenden Belege als Anlage der Rechnung beigefügt werden.