Die Verfahrensdokumentation im Überblick

Veröffentlicht am 8. Mrz 2020 in Buchhaltung, Steuerrecht
Die Verfahrensdokumentation im Überblick

In Steuerberater- und Buchhalterkreisen ist sie schon länger in aller Munde, die meisten Unternehmer und Selbständigen haben zumindest bereits einmal von ihr gehört. Wie die dunklen Wolken über dem Hamburger Hafen im obigen Bild schwebt sie drohend über uns, jederzeit bereit, die menschliche Gestalt anzunehmen um dann als Betriebsprüfer an unsere Türe zu klopfen: Die Verfahrensdokumentation. Zeit also, das Thema ein wenig einzuordnen.

Die allgemeine Verfahrensdokumentation

Mit der Neufassung des Schreibens des Bundesministerium der Finanzen im Jahre 2014 zu den „GoBD“ (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) ist auch die Finanzverwaltung im digitalen Zeitalter angekommen (Link zum Volltext). In diesem 44-seitigem Papier wird erstmals der Begriff der Verfahrensdokumentation als Teil einer ordnungsgemäßen und damit belastbaren bzw. beweiskräftigen Buchhaltung unter Einsatz von Datenverarbeitungssystem schriftlich fixiert.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

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Mit anderen Worten, in Zeiten, in denen bei der Buchhaltung elektronische Systeme zum Einsatz kommen, soll mit einer Verfahrensdokumentation zum einen sichergestellt werden, dass sich keine „Fehler im System“ befinden. Zum anderen soll sie einem externen Prüfer quasi ein Handbuch zum Aufbau der vorliegenden Buchhaltung in die Hand geben.

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

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Das Fehlen einer solchen Betriebsanleitung führt nun zwar nicht automatisch dazu, dass die Buchhaltung „kaputt“ ist und ein Betriebsprüfer fröhlich Hinzuschätzungen und Zuschläge kalkulieren darf, gleichwohl können sich aber durchaus Vorteile daraus für den Steuerpflichtigen ergeben:

  • Kein Vorsatz bei systematischen Fehlern in der Buchhaltung
  • Überprüfung der eigenen Prozesse
  • Betriebsanleitung für Mitarbeiter / Personalwechsel
  • Guter Einstieg für eine Betriebsprüfung

Sonderfall „ersetzendes Scannen“

Als Spezialfall der Verfahrensdokumentation hat sich das „ersetzende Scannen“ herausgebildet. Wer Papierbelege nach dem Scannen endgültig entsorgen möchte, muss dafür neben einem revisionsicheren Archiv auch eine detaillierte Dokumentation für den zugehörigen Prozess vorhalten. Ein ausführliches Muster diesbezüglich haben der Deutsche Steuerberaterverband, die Bundessteuerberaterkammer und die DATEV gemeinsam erarbeitet.

Sonderfall „Kassenführung“

Als weitere Unterfall hat sich die Verfahrensdokumentation zur ordnungsgemäßen Kassenführung herausgebildet. In diesem Fall hat sich der Deutscher Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. an die Arbeit gemacht und ein ausführliches Muster entworfen.

Der Steuergesetzgeber hat die Kassenführung in den vergangene Jahren in den Fokus gerückt und die gesetzlichen Anforderungen hier deutlich verschäft, vermutet er hier doch Steuerverluste in Milliardenhöhe. Die DATEV stellt die derzeitige Rechtslage auf einer gesonderten Seite sehr übersichtlich dar.

Für jedes Datenverarbeitungssystem – und dazu zählt Ihr Kassensystem – muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

DATEV

Da – anders als bei einer normalen Betriebsprüfung – der Finanzbeamte im Rahmen einer so genannten Kassennachschau auch unangekündigt vor der Tür oder im Laden stehen und mit Prüfungshandlungen beginnen darf, sollte beim Einsatz von elektronischen Kassensystemen die Verfahrensdokumentation unbedingt frühzeitig erstellt werden und jederzeit griffbereit sein.