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Bei der Abrechnung über einen Auftrag kommt es immer wieder vor, dass nicht nur die eigene Leistung zu berechnen ist, sondern dass auch angefallene Auslagen vom Auftraggeber zu übernehmen sind. Der Klassiker sind hier z.B. Reisekosten, die vom Auftraggeber zu tragen sein können. Es stellt sich dann die Frage, wie diese weiterzuberechnenden Kosten in der Rechnung darzustellen sind.

Zunächst einmal empfiehlt es sich, die Auslagen in einer gesonderten Rechnungsposition darzustellen, das schafft Transparenz. Dann stellt sich die Frage, ob die Auslagen mit ihrem Netto- oder Bruttobetrag auszuweisen sind. Weder das eine noch das andere ist ausdrücklich vorgeschrieben, sodass im Grunde genommen ein Wahlrecht besteht. Ich empfehle allerdings Folgendes:

• Ist der Rechnungssteller ein umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer, sollten die Auslagen mit ihrem Netto-Wert angesetzt werden, damit der Leistungsempfänger nicht die Umsatzsteuer auf die Umsatzsteuer zahlt.
• Ist der Rechnungssteller hingegen ein Kleinunternehmer (i.S.d. § 19 UStG), sollten die Auslagen auf jeden Fall brutto berechnet werden, da der Rechnungssteller keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann und andernfalls auf der Umsatzsteuer sitzen bleiben würde.

Stehen die Rechnungspositionen einmal fest, ist auf den Gesamtbetrag der Rechnung die Umsatzsteuer zu berechnen, und zwar mit dem Umsatzsteuersatz, der für die Hauptleistung anzuwenden ist. Mit anderen Worten:

Der Umsatzsteuersatz für die Position „Auslagen“ muss derselbe sein, der auch für die Hauptleistung anzuwenden ist (7% oder 19%).

Zuletzt ist zu beachten, dass dem Auftraggeber nicht die Originalbelege der Auslagen übersandt werden dürfen, denn nur wer den Originalbeleg besitzt, darf die Vorsteuern geltend machen (vorausgesetzt, der Beleg erfüllt die weiteren Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung). Sind also die verauslagten Kosten dem Auftraggeber nachzuweisen, so dürfen allenfalls Kopien der Belege beigefügt werden. Zwar ist es durchaus möglich, dass der Auftraggeber die Originalbelege für verauslagte Kosten erhält. Dann kann es sich aus Sicht des Auftragnehmers allerdings nicht mehr um eigene Aufwendungen handeln, sondern nur um verauslagte Kosten des Auftraggebers, die als durchlaufende Posten zu bezeichnen und bei der Rechnungsstellung nicht zu berücksichtigen sind.